|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации г. Перми от 16.03.1995 № 547
"ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ, ЕЕ УПРАВЛЕНИЯХ, КОМИТЕТАХ И ОТДЕЛАХ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Постановления Администрации г. Перми от 30.12.2002 № 3838.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 марта 1995 г. № 547
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ПЕРМИ, ЕЕ УПРАВЛЕНИЯХ, КОМИТЕТАХ И
ОТДЕЛАХ
Постановляю:
Утвердить инструкцию по организации делопроизводства в аппарате администрации г. Перми, ее управлениях, комитетах и отделах согласно приложениям N№ 1 - 11.
Первый зам. главы
администрации города
Н.И.МАЛЫШЕВ
Приложение № 1
к постановлению
администрации города
от 16.03.95 № 547
ИНСТРУКЦИЯ
по организации делопроизводства в аппарате администрации
г. Перми, ее управлениях, комитетах и отделах
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет единую систему ведения делопроизводства в управлениях, комитетах и отделах администрации города, устанавливает порядок учета, подготовки, оформления, хранения, формирования архивных материалов, их хранения и использования.
1.2. Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого работника аппарата администрации, ее управлений, комитетов и отделов.
1.3. Ответственность за правильную организацию делопроизводства и контроль за соблюдением его единой системы возлагается на управление делами администрации.
1.4. Вновь принятый работник должен быть ознакомлен со структурой администрации, трудовым распорядком, настоящей инструкцией по делопроизводству и должностной инструкцией.
В управлениях, комитетах и отделах ознакомление с настоящей инструкцией возлагается на их руководителей.
2. Подготовка служебных документов
2.1. Документирование деятельности администрации:
2.1.1. Основная управленческая деятельность администрации города и ее органов осуществляется посредством создания нормативно - распорядительных документов:
- постановлений администрации;
- распоряжений администрации;
- приказов управлений, комитетов и отделов.
2.1.2. Общий перечень видов и разновидностей управленческих документов должен определяться классификатором вопросов каждого подразделения. Классификатор разрабатывается управлением, комитетом, отделом и утверждается их руководителями.
2.2. Требования к бланкам документов:
2.2.1. Бланки документов должны изготовляться на бумаге формата А5 (147х210) или А4 (210х297). Бланки документов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.
2.2.2. Бланки документов на организационно - распорядительную документацию должны соответствовать образцам (приложения 2, 3, 4).
2.2.3. Бланки документов должны печататься краской одного цвета (как правило черного цвета).
2.3. Требования к тексту документа:
2.3.1. должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований, и состоять из двух основных частей: первая содержит мотивы составления документа, вторая выводы, предложения, решение, распоряжение или просьбу.
2.3.2. Ответ на обращения граждан должен состоять из трех частей: краткого содержания обращения, результата обследования, рассмотрения и мер, принятых по нему.
2.3.3. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть:
приказы - распорядительную часть без преамбулы;
письма - просьбу без пояснений и т.п.
2.3.4. Документы большого объема (доклады, положения, обзоры, отчеты и т.п.), содержащие информацию по различным вопросам, связанные функциональным единством, делятся на разделы, которые должны иметь заголовки, отражающие существо содержания. Текст документов допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
2.3.5. Текст документов должен соответствовать нормам литературного языка.
Особенностями языка служебных документов являются:
- замена сложных предложений простыми;
- применение устойчивых (трафаретных) словосочетаний;
- использование прямого порядка слов в предложении;
- замена местоимений существительными (например: "Общий отдел просит", а не "мы просим");
- отсутствие просторечных слов, а также существительных и прилагательных с суффиксами субъективной оценки;
- использование в распорядительных документах словосочетаний повелительного характера;
- применение устойчивых словесных формул, закрепленных стандартами на основные виды документов (например: "Приказываю" (в приказе), "Предлагаю" (в указании), "Постановляю" (в постановлении);
- употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы (например: "Утвердить", "Обязать", "Отменить");
- использование во внутриведомственной документации сокращений специальной терминологии.
2.4. Общие требования к составлению и оформлению документов:
2.4.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать следующие требования:
- указание наименования вида документа (за исключением письма);
- наличие заголовка;
- адресование;
- датирование;
- проставление отметок о согласовании текста документа;
- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати).
2.4.2. К любому документу, независимо от его назначения, пишется максимально краткий заголовок и начинается с предлога "О пенсии...", "О премировании...". Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.
2.4.3. Правила составления адресата на документе: наименование учреждений указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. (Например: "Управление здравоохранения администрации Пермской области", "Иванову И.И.").
При рассылке адресат может быть обозначен обобщенно. (Например: "Начальникам управлений и заведующим отделами").
Адресат не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.
Документ не должен содержать больше трех адресатов, в противном случае составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.
2.4.4. Документ вступает в силу с момента его подписания. Устанавливается два способа оформления даты в документах (например: "8 января 1995 г." или "08.01.95").
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются.
2.4.5. Согласование проекта документа оформляется посредством визирования; виза включает: должность визирующего, личную подпись, а также инициалы, фамилию и дату согласования. В том случае, если визирующий не согласен с проектом документа, то виза оформляется следующим образом: "Зав. отделом культуры Иванов с проектом не согласен. Замечания прилагаются 01.06.90".
2.4.6. Согласование можно оформлять грифом согласования, листом согласования, представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Отметка согласования располагается на специально прилагаемом листе согласования.
2.4.7. Подпись на документах проставляется, как правило, на первых экземплярах. В состав подписи входят обозначение должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.
По документам, поступающим из вышестоящих органов, ответы подписываются лицами, которым адресованы эти документы.
2.4.8. Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа.
Распорядительный документ издается в случае, когда введение документа требует дополнительных норм и предписаний.
Элементом грифа утверждения является: слово "Утверждаю", должность, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения.
При утверждении документа правовым актом на документе проставляется гриф по форме:
"Утверждено_________________________________________________
(наименование документа в творительном падеже)
от________________________N________________________________"
(дата)
2.4.9. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
2.4.10. При оформлении копии документов подпись удостоверяется по форме:
"п/п (подлинник подписан)
Верно (подпись заверяющего лица, дата заверения)".
Копия исходящего документа (отпуск) содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В копию вносятся все исправления при подписании подлинника. Текст бланка на копии не воспроизводится, на его месте проставляется дата подписания и регистрационный индекс.
2.4.11. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции руководства администрации или структурного подразделения, которая проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте.
2.4.12. Прохождение документа в аппарате администрации удостоверяется соответствующими отметками.
Регистрационный штамп проставляется справа на нижнем поле первого листа документа.
Отметка о контроле документа проставляется по форме "К" или "Контроль" и помещается на правом поле первого листа документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его "в дело" помещается на нижнем поле первого листа документа.
Отметка о непосредственном исполнителе документа (фамилия исполнителя и номер его служебного телефона) проставляется только в исходящих документах (письмах, справках, заключениях), в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. В сопроводительных письмах эти реквизиты не указываются.
2.4.13. При оформлении приложений в документе обозначаются необходимые элементы: наименование приложений и порядковый номер ("Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.).
Отметка о наличии приложений располагается после текста документа слева до подписи и составляется по форме:
"Приложение:_______________________________________________
(наименование вида документа)
на________листах или в_____________экз."
2.5. Основные требования к подготовке и оформлению актов главы администрации города:
Акты главы администрации города - постановления и распоряжения издаются строго в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению актов главы администрации, утверждаемыми отдельным постановлением главы администрации города.
2.6. Оформление протоколов заседаний коллегии администрации города:
2.6.1. Заседания коллегии администрации города оформляются протоколами.
2.6.2. В протоколе указывается дата и место его проведения, состав членов коллегии и приглашенных, записываются повестка, фамилии и должности докладчиков, содокладчиков и лиц, выступивших в прениях по каждому вопросу повестки, отмечаются результаты голосования по рассмотренным вопросам. Протокол подписывается главой администрации или председательствовавшим на ней его заместителем.
2.7. Подготовка и оформление приказов управлений, комитетов и отделов администрации:
2.7.1. Проекты приказов подготавливаются ответственными работниками, согласовываются с заинтересованными лицами и передаются на подпись руководителю подразделения.
2.7.2. Текст приказа должен отвечать требованиям, предъявляемым к составлению распорядительных документов. Как правило, он должен начинаться с вводной части, где излагаются факты, являющиеся причиной издания приказа. Здесь же может быть указан документ, послуживший основанием к изданию приказа.
2.7.3. Основная (распорядительная) часть текста должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого из них, мероприятий, необходимых для исполнения, и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
2.7.4. В качестве исполнителей указываются конкретные лица.
В последнем пункте распорядительной части приказа указываются подразделения или лица, на которых возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ подлежит рассылке для исполнения и ознакомления, то к оригиналу должен быть приложен список на рассылку с указанием организаций, подразделений, их адреса и количество экземпляров документов, посылаемых в каждый адрес.
2.8. Оформление документов по личному составу:
2.8.1. Подготовка, оформление и выпуск документов по личному составу производятся сектором по кадрам администрации или другими ответственными лицами по учету кадров.
2.8.2. При оформлении приема на работу, увольнений, отпусков, результатов аттестации, переводов, изменений квалификации и условий оплаты труда издается постановление администрации или приказ по управлению, комитету или отделу и вносится в соответствующие документы: личное дело, трудовую книжку, учетную карточку.
3. Организация документооборота
3.1. Порядок приема поступающей корреспонденции:
3.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается и учитывается в канцелярии общего отдела, а в отделах, управлениях и комитетах - техническими секретарями или уполномоченными на то лицами. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии доставленного письма ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
3.1.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее доставки, целостность конвертов и другой упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. О нарушениях упаковки поступившей корреспонденции делаются отметки, которые прилагаются к соответствующим документам.
3.1.3. Поступившие конверты, кроме с надписью "лично", а также адресованные общественным организациям, вскрываются в канцелярии общего отдела.
3.1.4. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений.
При отсутствии или недостаче документов или приложений к ним составляется письмо - сообщение в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой направляется адресату. На документе делается отметка об отсутствии конкретных материалов.
Письмо - сообщение подписывается заведующим канцелярией или руководителем управления, комитета, отдела.
3.1.5. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения документа.
При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов к расходам по оплате этой корреспонденции.
Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.
3.1.6. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп администрации с указанием даты поступления и порядкового номера документа. Если пакет не вскрывается, штамп ставится на конверте. Порядковые номера проставляются для учета объема поступающих документов.
3.1.7. Все входящие документы распределяются:
служебные документы - по помощникам и структурным подразделениям;
обращения граждан передаются в сектор писем и приема граждан для дальнейшего распределения.
3.2. Порядок и сроки рассмотрения документов:
3.2.1. Корреспонденция, поступившая в канцелярию, должна рассматриваться в день ее доставки.
3.2.2. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить из них те, которые требуют срочного исполнения.
3.2.3. Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата администрации, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.
3.2.4. В том случае, если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию, то об этом необходимо поставить в известность заявителя или тот орган, откуда он поступил.
Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".
Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из директивных органов и подлежащих возврату в указанные организации. В таких случаях с этих документов необходимо снимать копии.
3.2.5. В случае если исполнителями документа являются несколько лиц, то ответственным считается из них то, которое указано первым в пункте распорядительного документа или резолюции руководства. Ему и следует направлять документ.
3.2.6. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в самих документах.
3.2.7. Служебные документы должны исполняться в течение срока, указанного в резолюции руководства. Срок исполнения считается со дня поступления документов в администрацию города.
3.2.8. Служебные документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются не более чем в десятидневный срок.
3.2.9. Обращения граждан исполняются в течение 30 дней, а не требующие дополнительной проверки и изучения - в сроки не более 15 дней со дня их поступления в администрацию.
3.2.10. В тех случаях, когда для разрешения обращения граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки их разрешения могут быть, в порядке исключения, продлены руководством администрации на срок не более одного месяца с сообщением об этом заявителям. Продление срока исполнения документа должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока.
3.2.11. В том случае, если решение вопросов, поставленных в обращениях граждан, относится к ведению подчиненных администрации города организаций, то они направляются не позднее чем в пятидневный срок в соответствующие организации, о чем извещаются заявители.
3.2.12. Обращения военнослужащих и членов их семей должны разрешаться безотлагательно, но не позднее семи дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения обращений могут быть, в порядке исключения, продлены руководством администрации на срок не более одного месяца с сообщением об этом заявителям.
3.2.13. Обращения депутатов, поступившие в администрацию, должны рассматриваться безотлагательно, а те из них, по которым требуется дополнительное изучение или проверка - в месячный срок.
3.2.14. Запрещается направлять обращения для разрешения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
3.3. Порядок подготовки и прохождения исходящих документов:
3.3.1. Подготовка и прохождение исходящих документов в аппарате администрации осуществляются в следующем порядке:
- составление проекта документа и его печатание;
- согласование и визирование (документы, подлежащие согласованию и визированию);
- подписание (утверждение);
- регистрация (только регистрируемых документов);
- отправка.
3.3.2. Проекты документов, подготовленные исполнителями, отпечатанные и откорректированные, подлежат согласованию с заинтересованными лицами и подписываются руководителем.
При передаче документа на подпись исполнитель обязан предварительно проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
3.3.3. Служебные письма, направляемые в вышестоящие органы, подписываются главой администрации, в его отсутствие - первым заместителем или другим заместителем, исполняющим обязанности главы.
3.3.4. Подписанные руководством документы передаются в канцелярию для регистрации и отсылки.
3.3.5. В канцелярии проверяются правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
3.3.6. Документы, не требующие по своему содержанию подписи руководства администрации, отправляются за подписью руководителя соответствующего подразделения.
3.3.7. Документы, направляемые постоянным адресатам, вкладываются в конверты с адресами, напечатанными типографским способом.
Переданные на экспедиционную обработку документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
3.3.8. При оформлении документов на заказную корреспонденцию составляется реестр, форма которого утверждается органами связи. Простая корреспонденция, отправляемая по почте, записывается в специальный журнал.
3.3.9. Учет объема исходящей корреспонденции производится на основании показаний маркировальной машины.
3.4. Организация машинописных и копировально - множительных работ:
3.4.1. В машинописном бюро и в структурных подразделениях печатаются документы только служебного характера. Все материалы, передаваемые для печатания, должны быть тщательно отредактированы, написаны разборчивым почерком чернилами или пастой темного цвета.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или цветными пастами машинописным бюро к печатанию не принимаются.
3.4.2. Все документы должны печататься без помарок, с правильным расположением реквизитов.
На лицевой части внизу последнего листа отпечатанного материала машинистки или секретари ставят свой индекс (инициалы).
3.4.3. Организация работы машинописного бюро определяется положением об организации работы машбюро.
3.4.4. Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за содержание и качество документов.
Ответственность за соблюдение основных правил копирования и размножения документов администрации несет заведующий общим отделом.
3.4.5. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, проверены, оригиналы отпечатаны на белой бумаге четким шрифтом.
3.5. Порядок доставки документов:
3.5.1. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется канцелярией общего отдела.
3.5.2. Поступающие документы передаются помощникам и структурным подразделениям под расписку в журнале.
3.5.3. Передача документов от одного помощника другому осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.
3.5.4. Исходящие документы отправляются канцелярией, управлениями, комитетами, отделами с записью их в специальном журнале.
4. Регистрация документов и порядок контроля за их исполнением
4.1. Порядок регистрации поступающих документов:
4.1.1. Письма и заявления, поступившие в администрацию, подлежат регистрации.
Отдельные документы могут не регистрироваться. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, дан в приложении 11. Регистрация документов производится в день их поступления в канцелярию.
4.1.2. Документы регистрируются на карточках установленной формы (приложение 5).
4.1.3. Регистрационные карточки заполняются в соответствии с указанными в них реквизитами. В дальнейшем в них отмечается весь ход рассмотрения документов.
4.1.4. При повторном поступлении документов новые регистрационные карточки на них не заводятся, а документы регистрируются в первоначальных карточках.
4.1.5. Обращения граждан регистрируются в секторе писем и приема граждан. На них заполняются два экземпляра регистрационных карточек (приложения 6, 7). Первый - помещается в справочную картотеку сектора писем и приема граждан, второй - передается вместе с документом в соответствующее структурное подразделение.
4.1.6. На письмах граждан на нижнем поле лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный номер.
4.1.7. Регистрационные карточки на письма граждан систематизируются в справочной картотеке сектора писем и приема граждан и располагаются в ней по срокам исполнения.
4.1.8. Письма организаций (служебные документы) регистрируются в канцелярии администрации.
4.1.9. На служебных документах ставится входящий номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера. Индекс дела состоит из обозначения структурного подразделения и номера по номенклатуре.
4.1.10. На служебные документы заполняются регистрационные карточки.
Канцелярией заполняется один экземпляр карточки, а если документ контрольный - три экземпляра, причем, первый помещается в справочную картотеку, второй - передается вместе с документом в соответствующее подразделение, третий - на контроль помощнику руководителя администрации.
4.1.11. Служебные документы, зарегистрированные в канцелярии и поступившие на исполнение к руководству администрации, повторно не регистрируются.
4.1.12. Регистрационные карточки на письма организаций систематизируются в справочных картотеках:
- в канцелярии - по корреспондентскому признаку;
- у помощников, в управлениях, комитетах и отделах администрации - по предметно - вопросному признаку.
Внутри разделов справочных картотек предусматриваются подразделы для карточек на исполненные и неисполненные документы.
4.1.13. Распорядительные документы законодательных органов (указы, законы, постановления, распоряжения правительства и т.п.) и различные документы правового характера учитываются контрольно - юридическим отделом. Учет ведется посредством кодификационной картотеки и компьютерной системы.
4.2. Порядок регистрации актов главы администрации города (постановления, распоряжения главы):
4.2.1. Постановления и распоряжения главы администрации города регистрируются в протокольном секторе общего отдела.
4.2.2. Постановлениям администрации присваиваются порядковые регистрационные номера.
Распоряжениям администрации присваиваются порядковые регистрационные номера с буквой "р" (например: "236-р").
4.2.3. Учет выпускаемых постановлений и распоряжений производится на специальных карточках установленной формы в протокольном секторе, систематизируемых в справочной картотеке в соответствии с классификатором постановлений и распоряжений администрации (приложение 8).
4.3. Порядок регистрации отправляемых документов.
4.3.1. Корреспонденция, отправляемая из администрации подлежит регистрации.
Служебные документы регистрируются в канцелярии и структурных подразделениях администрации, ответы на обращения граждан - в секторе писем и приема граждан.
4.3.2. Исходящим номером ответного документа является входящий номер документа - запроса. В этом случае в регистрационной карточке делается отметка об исполнении документа.
Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер, состоящий из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера; на инициативные документы заполняется отдельная регистрационная карточка, которая помещается в разделе "Исходящие документы" справочной картотеки соответствующего подразделения.
5. Организация контроля за исполнением документов
5.1. Организация контроля за деятельностью местных исполнительных органов по выполнению документов вышестоящих органов государственной власти и управления, администрации города, рассмотрению обращений граждан и организаций.
5.1.1. Контроль за исполнением документов вышестоящих органов, решений городской Думы и собственных актов - важнейшая часть организаторской деятельности администрации города, ее управлений, комитетов и отделов.
Основной формой контроля является фактическая проверка исполнения на местах, оказание необходимой практической помощи в ходе исполнения.
5.1.2. Главной целью системы контроля за исполнением документов в администрации является обеспечение эффективности управления на основе соблюдения сроков и качества исполнения решений и принятия своевременных мер по их выполнению.
Основными функциями системы контроля за исполнением документов являются:
- регистрация, учет и постановка на контроль;
- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполнения работ;
- регулярное информирование руководства администрации о состоянии исполнения документов;
- информирование исполнителей о приближении сроков окончания выполнения порученных заданий;
- сбор и анализ информационных материалов, подготовка исполненных документов для снятия с контроля.
5.1.3. Контролю подлежат документы вышестоящих органов, городской Думы, администрации города, устные и письменные обращения граждан и организаций, поручения руководства администрации.
5.1.4. Документы, поступающие из вышестоящих органов, постановления и распоряжения администрации города ставятся на контроль главой, заместителями главы или управляющим делами администрации с обязательным указанием исполнителя, сроков исполнения, лиц, на которых возлагается контроль за организацией и сроками исполнения.
5.1.5. Глава, заместители главы, управляющий делами администрации несут ответственность за состояние контроля и проверки исполнения в соответствии с распределением обязанностей. Они осуществляют:
- контроль за ходом выполнения планов экономического и социального развития города;
- контроль за деятельностью отделов управлений, комитетов по выполнению решений вышестоящих государственных органов, решений городской Думы, постановлений и распоряжений администрации города;
- организацию фактического исполнения решений вышестоящих государственных органов, обеспечивая при этом своевременное, полное и качественное исполнение;
- систематическую проверку фактического исполнения решений вышестоящих государственных органов, а также решений городской Думы, постановлений и распоряжений администрации города.
В работе руководителей администрации по контролю за выполнением решений, постановлений, распоряжений и поручений сочетаются два основных направления: повседневный контроль за процессом выполнения конкретных поручений, содержащихся в актах и за ходом и результатами их выполнения по всему комплексу вопросов, составляющих содержание документа.
Условием осуществления контроля является своевременность и предупредительный характер контрольных действий, включающих в себя проверку и регулирование хода выполнения решений, постановлений, распоряжений и поручений, учет и анализ результатов контроля.
5.1.6. Ответственность за ведение учета, контроля за сроками исполнения законов, указов, постановлений и распоряжений правительства возлагается на контрольно - юридический отдел; решений Законодательного Собрания области и городской Думы, постановлений и распоряжений администрации области и города на отдел территориального управления, поручений вышестоящих органов, ходатайств и запросов с мест - на канцелярию; обращений граждан - на сектор писем и приема граждан; постановлений вышестоящих органов с грифом "секретно" на сектор по спецработе.
Учет документов, поставленных на контроль, производится по карточной и компьютерной системе.
5.1.7. Распорядительные документы вышестоящих органов, поступающие в администрацию города, рассматриваются главой или его первым заместителем в день их поступления. Другая корреспонденция рассматривается и докладывается помощниками руководству администрации не позднее следующего дня.
5.1.8. Организационно - техническую работу по контролю и проверке исполнения ведут помощники главы и его заместителей, специалисты по контролю, другие работники, назначенные приказом по управлению, комитету или отделу своим руководством.
5.1.9. Поставленные на контроль решения Законодательного Собрания области и городской Думы, постановления и распоряжения администраций области и города передаются в отдел территориального управления, который оформляет на каждый документ контрольное дело и учетно - контрольные карточки документа (УККД) - с учетом числа исполнителей. Первый экземпляр УККД хранится в контрольном деле, второй экземпляр УККД через канцелярию общего отдела направляется помощнику заместителя главы администрации, на которого возложен контроль и остальные УККД конкретным исполнителям.
Работник, осуществляющий контроль за реализацией распорядительного документа, обязан изучить документ и в недельный срок разработать конкретный план мероприятий по его реализации, утвердить его у руководителя, отвечающего за выполнение решения в целом. В плане предусматриваются формы и методы контроля, периодичность проверок, в том числе с выездом на места, заслушивание промежуточных информаций о выполнении распорядительного документа у руководителя. Помощники заместителей главы администрации, руководители управлений, комитетов и отделов, конкретные исполнители информируют отдел территориального управления о ходе выполнения документов в указанные в УККД сроки.
Работники аппарата администрации, осуществляющие контроль, должны:
- по поручению главы, его заместителей или управляющего делами администрации в недельный срок разрабатывать планы организационных мероприятий по выполнению распорядительных документов и представлять их на утверждение;
- проводить непосредственную проверку хода и качества выполнения распорядительных документов, исходя из того, что задачей контроля и проверки исполнения является принятие на местах оперативных мер к безусловному их выполнению;
- обеспечить предупредительный контроль;
- запрашивать отчеты, справки, заключения о ходе выполнения;
- готовить предложения руководству о проведении совещаний по выполнению отдельных документов, по улучшению организации контроля и проверки исполнения в управлениях, комитетах и отделах администрации;
- вести контрольные дела, контрольные карточки;
- своевременно готовить главе, его заместителям, управляющему делами администрации материалы с заключениями о снятии документов с контроля.
5.1.10. В контрольном деле формируются следующие документы:
- копия контролируемого документа;
- план мероприятий по реализации решения;
- доклады, справки, отражающие ход контроля;
- заключение о снятии с контроля.
Контрольные дела хранятся в течение трех лет после снятия документа с контроля, затем уничтожаются по акту.
5.1.11. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в самих документах или в резолюции руководителя. Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в десятидневный срок со дня получения документа исполнителем.
Если по каким-либо причинам документ не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель должен просить руководителя, установившего срок, о его продлении. Продление срока исполнения должно быть оформлено за 5 дней до истечения установленного срока. Об изменении срока исполнитель информирует соответствующее подразделение, осуществляющее контроль за данным документом.
5.1.12. Решения и поручения вышестоящих государственных органов снимаются с контроля после принятия по ним соответствующих постановлений и распоряжения администрации города или выполнения поручений исполнителями. Снятие с контроля этих документов не прекращает работы с ними в случае необходимости.
5.1.13. Наиболее значимые постановления администрации и решения городской Думы, определяющие уровень социально - экономического развития города снимаются с контроля в администрации соответственно по постановлению главы или на заседании Думы по представлению главы администрации.
Все проекты актов администрации по снятию с контроля с материалами по их реализации представляются помощниками руководства, руководителями подразделений с соответствующими резолюциями в отдел территориального управления.
5.1.14. Ежеквартально по материалам за прошедший квартал, представляемым специалистами по контролю, помощниками заместителей главы, канцелярией и сектором писем и приема граждан, проводится совещание аппарата управления делами о проведенной работе по контролю и проверке исполнения.
5.2. Порядок контроля исполнения обращений граждан:
5.2.1. Организация качественного и своевременного рассмотрения обращений граждан, контроль за сроками их исполнения осуществляется сектором писем и приема граждан.
5.2.2. Обязательному контролю подлежат:
- все письма граждан, как направляемые лично, так и поступающие из различных государственных и общественных органов;
- обращения, запросы депутатов.
5.2.3. На контрольные обращения в секторе писем и приема граждан заполняется два экземпляра карточек: первый - помещается в справочную картотеку по срокам исполнения, второй - находится в картотеке порядковой нумерации.
5.2.4. Контрольные карточки систематизируются в картотеке сектора писем и приема граждан, их данные закладываются в компьютерную технику.
5.2.5. Работники сектора ежедневно просматривают контрольную картотеку, отбирают карточки на документы, срок исполнения которых истекает через несколько дней, и напоминают об этом исполнителям.
5.2.6. Обращения граждан снимаются с контроля руководством администрации.
5.2.7. Работники сектора делают отметки в контрольных карточках об исполнении обращений, снятых с контроля.
5.2.8. В целях обеспечения своевременного исполнения обращений граждан и проведения анализа этой работы работники сектора составляют ежемесячные сводки.
Один раз в квартал сектором составляется справка о рассмотрении обращений граждан в аппарате и представляется руководству администрации.
5.3. Порядок контроля исполнения служебных документов:
5.3.1. Непосредственный контроль за качеством и своевременным исполнением служебных документов осуществляется помощниками главы и его заместителей, другими ответственными работниками в подразделениях администрации.
5.3.2. Служебные документы могут быть поставлены на контроль руководством администрации, руководителями управлений, комитетов и отделов.
5.3.3. Обязательному контролю подлежат:
- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати и относящиеся к деятельности администрации города;
- документы, по которым требуется ответ в вышестоящие органы государственной власти и управления;
- инициативные исходящие документы администрации, по которым требуется получение ответа.
5.3.4. Учет контролируемых документов и заполнение контрольных карточек осуществляется работниками канцелярии.
5.3.5. Карточки на контрольные служебные документы систематизируются в отдельных разделах по срокам исполнения.
5.3.6. Служебные документы снимаются с контроля руководителями администрации и структурных подразделений по принадлежности постановки на контроль.
5.3.7. Работники, осуществляющие учет контроля документов, производят отметки в контрольных карточках об их исполнении.
5.4. Организация приема граждан в администрации, ее управлениях, комитетах и отделах:
5.4.1. Организация приема граждан руководством администрации города осуществляется в помещении приемной администрации по отдельному графику и на основании специальной инструкции о порядке организации приема граждан в администрации города, утверждаемых главой администрации города.
5.4.2. Прием граждан руководителями управлений, комитетов и отделов администрации осуществляется по отдельным графикам на своем рабочем месте.
5.4.3. Запись граждан на прием к руководству администрации производится помощниками руководителей администрации или сектором писем и приема граждан во все рабочие дни недели как при личном обращении, так и по телефону.
5.4.4. Если руководитель администрации, управления, комитета, отдела, который по графику должен осуществлять прием граждан, в это время отсутствует, прием граждан проводит замещающий его руководитель администрации, управления, комитета, отдела.
5.5. Делопроизводство по обращениям граждан:
5.5.1. На каждого гражданина, обратившегося на прием к руководителю администрации, сектором писем и приема граждан заводится специальная регистрационная карточка с указанием даты обращения, фамилии, имени и отчества обратившегося, адреса его местожительства, занимаемой должности и места работы. На карточке проставляется регистрационный индекс, состоящий из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера.
5.5.2. Граждане могут обратиться на прием к руководителю администрации с просьбой, изложенной в письменном виде. В этом случае письменная просьба заявителя регистрируется работниками приемной под одним и тем же номером с регистрационной карточкой и прикладывается к ней.
5.5.3. Как и письменные, устные обращения граждан разрешаются до одного месяца, а те, которые не требуют дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не более 15 дней.
5.5.4. Во время приема руководитель в зависимости от содержания обращения либо дает разъяснения гражданам по поставленным ими вопросам, либо поручает руководителям соответствующих управлений, комитетов, отделов и другим должностным лицам принять необходимые меры по реализации просьб, содержащихся в обращениях граждан.
Разъяснения и поручения подробно записываются руководителем в регистрационную карточку, после чего ставится дата и подпись.
Обязательными элементами поручения являются фамилия исполнителя или исполнителей, указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, в необходимых случаях - сроки его исполнения, подпись руководителя и дата.
5.5.5. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовки ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа не позднее пяти дней до истечения срока исполнения поручения.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания с приема граждан.
5.5.6. В случае, если на личном приеме руководитель дал гражданину убедительное разъяснение, то карточка с соответствующей записью этого разъяснения помещается в общую картотеку.
5.5.7. Поручение руководителя администрации пересылается работниками сектора писем и приема граждан в письменном виде в соответствующее подразделение или должностному лицу, а регистрационная карточка помещается в картотеку текущего контроля, где карточки располагаются по срокам исполнения.
6. Составление номенклатуры дел и формирование дел
6.1. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, составленной по форме, согласно приложению 9.
6.2. Номенклатура дел каждого структурного подразделения администрации разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с областным архивом и утверждается руководителем подразделения.
6.3. Номенклатура дел включает в себя все виды документов образующихся в деятельности подразделений. При возникновении в работе подразделения новых вопросов, не предусмотренных номенклатурой, в нее вносятся дополнения.
Наименования дел, включенных в номенклатуру, составляются по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидностей.
6.4. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов.
6.5. Все дела имеются свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дел по номенклатуре.
Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока, необходимого для разрешения вопросов.
6.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.
6.7. Номенклатуры дел структурных подразделений передаются в общий отдел для составления сводной номенклатуры дел, которая согласовывается с архивным отделом областной администрации и утверждается управляющим делами администрации города.
6.8. Сводная номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с названиями структурных подразделений администрации. Каждому разделу сводной номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделения.
6.9. В сводной номенклатуре учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности городской Думы, ее постоянных комиссий, администрации города, ее управлений, комитетов и отделов.
6.10. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, пересматривается, при необходимости в нее вносятся соответствующие изменения.
7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
7.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо:
- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;
- проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре;
- группировать в деле документы одного года;
- проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.;
- изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;
- документы в делах располагать в хронологическом порядке, документ - ответ помещать после документа - запроса, приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома);
- включать в дела по одному экземпляру каждого документа.
7.2. В каждый том дела рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же номером.
7.3. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.
7.4. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел, отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год.
7.5. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На корешках и обложках папок должны быть указаны цифровые обозначения.
7.6. Дела выдаются для служебного пользования под расписку. Выдавать дела для работы на дом запрещается.
Отдельные документы из дел, как правило, не выдаются. В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело подшивается карта - заместитель, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Контроль за возвращением документа в дело возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство.
7.7. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях по месту их ведения (т.е. через 1 - 2 года после окончания дел) документальные материалы вместе с регистрационными карточками к ним сдаются в областной архив.
7.8. Законченные делопроизводством документальные материалы принимаются в областной архив только после их научно - технической обработки.
7.9. Сдаваемые в архив дела постоянного и долговременного сроков хранения подшиваются в твердые обложки на четыре протокола. На документы в делах с постоянным сроком хранения составляется внутренняя опись.
7.10. Все листы дела нумеруются в правом верхнем углу черным графитным карандашом.
Листы дел, состоящие из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
7.11. К томам - сборникам с протоколами заседаний и решений городской Думы и коллегии администрации составляются оглавления, в которых указываются номера решений, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов.
7.12. Дела сдаются в архив на хранение по описи установленного образца (приложение 10), составляемой отдельно на материалы постоянного хранения и на материалы долговременного срока хранения.
7.13. В делах временного хранения листы не нумеруются и описи на эти дела не составляются. Дела временного хранения сдаются в архив по номенклатуре дел.
Управляющий делами
администрации города
Л.А.МЕЙТАРДЖЕВА
Приложения № 2 - 11 в базу не включены.
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
