|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации г. Перми от 30.12.2002 № 3838
(ред. от 06.04.2006, с изм. от 02.11.2006)
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВЕДЕНИЮ АРХИВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ"
Официальная публикация в СМИ:
В данном виде документ не опубликован.
Первоначальный текст документа также не опубликован.
Утратил силу с 15 мая 2007 года в связи с изданием Постановления Администрации г. Перми от 24.04.2007 № 135.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2002 г. № 3838
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВЕДЕНИЮ АРХИВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ПЕРМИ
(в ред. Постановлений Администрации г. Перми
от 06.11.2003 № 3211, от 24.05.2004 № 1515,
от 09.07.2004 № 1974, от 06.04.2006 № 505,
с изм., внесенными Постановлением Администрации г. Перми
от 02.11.2006 № 2124)
В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений администрации города довести содержание Инструкции до всех работников и обеспечить неукоснительное соблюдение установленных требований.
3. Управлению по общим вопросам администрации города оказать практическую и методическую помощь структурным подразделениям по применению Инструкции.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
4. Признать утратившими силу Постановления главы администрации города от 16.03.95 № 547 "Об инструкции по организации делопроизводства в аппарате администрации г. Перми, ее управлениях, комитетах и отделах", от 17.05.95 № 989 "О внесении изменений в Постановление администрации города № 547 от 16.03.95 "Об инструкции по организации делопроизводства в аппарате администрации г. Перми, ее управлениях, комитетах и отделах" и Постановление Главы города от 23.08.2002 № 2260 "О применении бланков администрации города".
5. Контроль за исполнением Постановления возложить на начальника управления по общим вопросам администрации города Шилову М.Я.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Глава города
А.Л.КАМЕНЕВ
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением
Главы города
от 30.12.2002 № 3838
------------------------------------------------------------------
Инструкция действовала в части, не противоречащей Постановлению Администрации г. Перми от 02.11.2006 № 2124.
------------------------------------------------------------------
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВЕДЕНИЮ АРХИВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ
(в ред. Постановлений Администрации г. Перми
от 06.11.2003 № 3211, от 24.05.2004 № 1515,
от 09.07.2004 № 1974, от 06.04.2006 № 505)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города (далее - Инструкция) является нормативным документом, устанавливающим единые правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами, и обязательна для всех структурных подразделений и муниципальных служащих администрации города.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Инструкцией по делопроизводству в администрации Пермской области, исполнительных органах государственной власти области, основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления, действующими государственными стандартами.
1.3. Структурные подразделения администрации города организуют и ведут делопроизводство на основе данной Инструкции.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка в работе с документами в подразделениях администрации города осуществляется управлением по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города возлагается на руководителей подразделений. Руководители определяют ответственного за данный участок работы, функции ответственного за ведение делопроизводства находят отражение в должностной инструкции конкретного работника (приложение 1 к Инструкции - не приводится).
1.7. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется только в служебных целях.
1.8. Передача документов (в связи со служебной необходимостью) и копий документов в сторонние организации допускается в соответствии с действующим законодательством.
Копии индивидуальных правовых актов Главы города или выписки из них выдаются по запросу заинтересованных лиц при наличии документа, удостоверяющего личность, отделом протокола управления по общим вопросам администрации города по согласованию с начальником управлением по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
1.9. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, установлены специальной инструкцией.
Порядок работы с устными и письменными обращениями граждан определен специальной инструкцией в дополнение к общим правилам организации делопроизводства, предусмотренным данной Инструкцией.
1.10. Сотрудники администрации несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. Об утрате служебных документов руководитель структурного подразделения немедленно информирует управление по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
За неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящей Инструкции к руководителям и специалистам администрации города применяются меры дисциплинарного и материального воздействия по инициативе руководителей администрации города.
2. Документирование управленческой деятельности
администрации города
2.1. Системы документации.
Деятельность администрации города обеспечивается комплексом взаимоувязанных систем управленческой документации. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Основными системами документации в деятельности администрации города являются следующие:
организационно-правовой документации,
нормативно-правовой (распорядительной) документации,
плановой документации,
информационно-справочной и справочно-аналитической документации,
отчетной документации,
финансовой документации,
документации по материально-техническому обеспечению,
договорной документации.
2.2. Состав документов.
2.2.1. Организационно-правовая документация содержит положения, строго обязательные для исполнения, и является правовой основой деятельности администрации города.
К организационно-правовым документам относят: ПОЛОЖЕНИЯ о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах администрации, РЕГЛАМЕНТ работы администрации и ее коллегиальных и совещательных органов, ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ, ИНСТРУКЦИИ по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству, инструкция по работе с обращениями граждан), ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ работников, ПРАВИЛА, ПАМЯТКИ и др.
2.2.2. Нормативно-правовая (распорядительная) документация администрации города предназначена для регулирования деятельности, обеспечения реализации поставленных задач, получения максимального эффекта от деятельности всех структурных подразделений администрации города. В распорядительных документах получают выражение конкретные предписания субъекта исполнительной власти или конкретного должностного лица, облеченного властными полномочиями.
Распорядительные документы могут издаваться в условиях единоличного принятия решений и в условиях коллегиальности. В условиях коллегиального принятия решений издаются РЕШЕНИЯ, в условиях единоличного - ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ.
Глава города издает постановления и распоряжения.
Заместитель Главы города - руководитель аппарата Главы города издает распоряжения.
Заместители Главы города - начальники департаментов издают приказы в соответствии с положениями о департаментах.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Руководители структурных подразделений издают приказы.
2.2.3. Плановая документация фиксирует результаты планирования деятельности администрации города, ее структурных подразделений. Плановые документы, как правило, носят следующие названия: ПЛАН, ПЕРСПЕКТИВНЫЙ ПЛАН, ПРОГРАММА, ГРАФИК, СХЕМА.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на определенный срок, который может быть установлен распорядительным документом или договором.
Основные виды плановой документации приведены в приложении 2 (не приводится) к Инструкции.
2.2.4. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация используется для принятия обоснованных управленческих решений и выполняет служебную роль по отношению к организационно-правовым и нормативно-правовым (распорядительным) документам, сообщает сведения, позволяющие инициировать определенные управленческие решения.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
К информационно-справочным документам относят ПРОТОКОЛ, ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ, СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ ЗАПИСКУ, ЗАЯВЛЕНИЕ, ПРЕДСТАВЛЕНИЕ, ПЕРЕПИСКУ.
Переписка - это инструмент информационного обмена между организациями, учреждениями, подразделениями и частными лицами. Вид деловой переписки и названия документов (письмо, телеграмма, факсограмма и др.) определяется способом передачи информации: почтовой и электрической связью.
Переписка включает в себя как письма государственных, федеральных органов исполнительной власти и др., так и обращения граждан. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации и т.д.
К справочно-аналитическим документам относят АКТ, СПРАВКУ, АНАЛИТИЧЕСКУЮ ЗАПИСКУ (АНАЛИЗ), СВОДКУ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, ОТЗЫВ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ, ОТЧЕТ.
Виды информационно-справочной и справочно-аналитической документации приведены в приложении 2 (не приводится) к Инструкции.
2.3. Унификация состава и форм документов.
Для более эффективного решения задач управленческой деятельности администрации города производится унификация состава и форм документов. Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в ТАБЕЛЕ форм документов, а результаты унификации форм документов - в АЛЬБОМЕ форм документов.
3. Общие правила оформления документов
3.1. Бланки документов администрации города.
3.1.1. Документы, создаваемые в администрации города, оформляются на бланках установленной формы.
Бланки документов, применяемые в администрации города, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям или лицам.
Управление по общим вопросам администрации города оформляет и ведет альбом образцов бланков, осуществляет контроль за их использованием.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
3.1.2. Требования к бланкам.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от объема документа.
В администрации города применяются бланки с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте и бланки с воспроизведением герба города в черно-белом варианте.
Бланки с воспроизведением герба города в полноцветном варианте изготавливаются типографским способом.
Воспроизведение бланков с изображением герба города на должном качественном уровне в черно-белом варианте допускается с помощью средств вычислительной техники только при наличии лазерного принтера.
Бланки администрации города подразделяются на угловые и продольные.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
В состав обязательных реквизитов бланков администрации города включаются:
герб города,
наименование организации,
справочные данные об организации (бланки писем),
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП),
наименование вида документа,
ссылка на регистрационный номер и дату документа (бланки писем).
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):
левое 20 (допускается 35),
правое 10 (допускается 15),
верхнее 20 (на бланках с изображением герба города - 0,64),
нижнее 20.
Устанавливаются следующие виды бланков:
общий бланк,
бланк письма,
бланк конкретного вида документа, кроме письма
(перечень бланков документов администрации города приведен в приложении 3 к Инструкции).
Бланки писем с полноцветным изображением герба города используются для переписки с федеральными, государственными органами, органами местного самоуправления, зарубежными корреспондентами. Во всех иных случаях используются бланки писем с черно-белым изображением герба города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Общий бланк администрации города используется для создания документов, указанных в приложении 4 (не приводится) к Инструкции. При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка прописными буквами вносится название соответствующего вида документа.
В бланках должностных лиц для международной переписки почтовый адрес в реквизите "Справочные данные об организации" содержит наименование страны - Россия.
Для переписки между подразделениями администрации города рекомендуется использовать общий бланк либо стандартные листы бумаги формата А4 с воспроизведением реквизитов общего бланка.
При переписке информационного характера между должностными лицами, подразделениями администрации города и по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, бланки для писем применять не рекомендуется.
3.1.3. Порядок применения, учета и хранения бланков.
Порядок применения бланков с полноцветным изображением герба города:
учет бланков документов администрации города осуществляется управлением по общим вопросам администрации города посредством проставления нумератором на оборотной стороне учетных порядковых номеров,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
бланки выдаются структурным подразделениям управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
учет поступления и выдачи бланков документов в структурных подразделениях ведется в учетно-регистрационных формах службой документационного обеспечения или специалистом, ответственным за делопроизводство.
Учетно-регистрационные формы включаются в номенклатуры дел.
Порядок применения бланков, изготовленных на электронном носителе с черно-белым изображением герба города:
электронный вариант бланков разрабатывается (корректируется) группой по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления аппарата Главы города по заявке управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
образцы бланков администрации города вводятся в память ПЭВМ работников, ответственных за делопроизводство и создающих документы администрации города, и используются при изготовлении документов на машинном носителе,
включение в документооборот новых бланков, их проектирование и изготовление осуществляется по согласованию с управлением по общим вопросам администрации города после утверждения заместителем Главы города - руководителем аппарата Главы города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов, копировать их на другие ПЭВМ,
электронные бланки правовых актов Главы города и заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города вводятся только в ПЭВМ специалистов отдела протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Бланки с полноцветным изображением герба города хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах).
Уничтожение бланков с полноцветным изображением герба города осуществляется подразделениями администрации самостоятельно по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Проверка наличия, использования и хранения бланков с полноцветным изображением герба города проводится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распоряжением заместителя Главы города - руководителем аппарата Главы города.
В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков с полноцветным изображением герба города комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города.
3.2. Правила оформления основных реквизитов документов.
3.2.1. Наименование вида документа располагается в заголовочной части документа после реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами, проставляется на всех видах документов, кроме писем.
3.2.2. Дата документа содержит указание о времени создания, подписания, утверждения, принятия, согласования или регистрации документа.
Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте не предусмотрена другая дата.
Дата оформляется как цифровым способом, так и словесно-цифровым.
Цифровой способ предполагает обозначение даты тремя группами цифр, разделенных точками в следующей последовательности: 01.10.2002 (число, месяц, год). Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку. Этим способом оформляются даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте.
Словесно-цифровой способ применяется в финансовых документах - "31 июля 2001 года".
Документы, подготовленные администрацией совместно с другими организациями, имеют одну дату. Дата документа в этом случае - наиболее поздняя дата подписания.
3.2.3. Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Проставляется на отправляемых документах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в правом нижнем углу в штампе отметки о поступлении документа.
Регистрационными номерами распорядительных документов администрации города являются их порядковые номера.
3.2.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется на документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.). Дата и номер берутся из инициативного документа.
Например: На № 12/08-14 от 03.03.2002.
Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
3.2.5. Адресование документа оформляется на письмах, адресуемых организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа должностному лицу, наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица, которому адресован документ - в дательном:
НПО "Искра"
Отдел главного технолога
старшему инженеру
А.В.Иванову
При адресовании документа руководителю организации, ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
ООО "Уралкалий"
В.Е.Иванову
При адресовании документа руководителям однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно:
Руководителям структурных
подразделений администрации
города Перми
При адресовании документа в организацию, указывается ее наименование, затем почтовый адрес:
Научно-производственное
объединение "Искра"
ул. Данщина, 2а,
г. Пермь, 614600
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам:
Прокурору Пермской области
При адресовании документа физическому лицу указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес:
И.П.Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Пермь, 614600
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Почтовый адрес указывается в следующей последовательности:
название улицы, номер дома, номер квартиры,
название населенного пункта (города, поселка и т.д.),
название области, края, автономного округа (области), республики,
страна (для международных почтовых отправлений),
почтовый индекс:
ул. Сибирская, 2а,
г. Пермь, 614000
Документ не должен содержать больше четырех адресатов.
При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
В документах, оформляемых на бланках, реквизит "Адресат" печатается в границах, отведенных для данного реквизита (приложение 5 к Инструкции - не приводится).
В документах, оформляемых не на бланках (пояснительная или служебная записка, заявление и т.д.), реквизит "Адресат" печатается от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля. Реквизит "Адресат" печатается через межстрочный интервал 12 пунктов. Между составными частями одного адреса интервал увеличивается на 6 пунктов. Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, то каждый адресат отделяется от другого интервалом 12 пунктов.
3.2.6. Утверждение документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. В этом случае гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Глава города Перми
А.Л.Каменев
(личная подпись)
10.09.2002
При утверждении документа правовым актом руководителя (постановлением, распоряжением, приказом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), названия документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Главы города
от 03.05.2002 № 2316
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 6 (не приводится) к Инструкции.
3.2.7. Заголовок к тексту должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы о чем?, о ком? Заголовок составляется автором проекта документа.
Заголовок должен позволить идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.
Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы и не должен содержать более 40 знаков в строке. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пунктов. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок отделяется интервалом 24 пункта от текста документа (приложение 5, 11 к Инструкции - не приводятся).
3.2.8. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции.
3.2.9. Требования к текстам документов. содержит достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.
излагается грамотно, в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, официально-деловым стилем.
Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:
использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул,
нейтральным тоном изложения,
определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.
Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указывается основание составления документа. Во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов).
Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.
Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде их сочетания. Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 7 (не приводится) к Инструкции.
Объемные тексты документов, содержащие несколько решений, выводов следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами:
1. раздел,
1.1. подраздел,
1.1.1. пункт,
1.1.1.1. подпункт.
При этом разделы нумеруются в пределах всего текста документа; подразделы - в пределах раздела, к которому они относятся, и т.д. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. Пункты заголовков не имеют.
Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:
в распорядительных документах, а также в документах, адресованных руководству - от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "считаю"),
в решениях коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа ("решает", "предлагает"),
в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим"),
в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений - от третьего лица единственного числа,
в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и т.п. - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право"),
в письмах - от первого лица единственного числа ("направляю", "предлагаю"), от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ("администрация города считает возможным").
3.2.10. Отметка о наличии приложений оформляется словом Приложение, которое печатается с прописной буквы, без кавычек, после текста перед подписью от границы левого поля документа:
Приложение на 3 л., в 2 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров:
Приложения: 1. Справка о ... на 2 л., в 4 экз.
2. Проект ... на 8 л., в 4 экз.
При отправлении документа в несколько адресов, а приложения только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
3.2.11. Подпись документа - обязательный реквизит любого документа. В ее состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на должностном бланке руководителя, и сокращенное, если документ оформлен на должностном бланке руководителя), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 09.07.2004 № 1974)
Документы, направляемые в государственные, федеральные органы, органы местного самоуправления, подписываются Главой города либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Ответы на представления или протесты прокуратуры подписываются Главой города (подлежат обязательной юридической экспертизе в правовом управлении администрации города согласно постановлению главы администрации города).
Инициативные документы заместителей Главы города подписываются в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Главой города, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Документы, направляемые в адрес глав администраций районов, содержащие запросы, предписания, подписываются либо Главой города, либо его заместителями.
При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Проставление косой черты перед обозначением должности, употребление предлога "За" недопустимо.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности:
Первый заместитель
Главы города личная подпись В.И.Цыганков
Начальник правового
управления
администрации города личная подпись Л.А.Бурылова
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне:
Председатель Пермской Глава города Перми
городской Думы
личная подпись В.А.Сухих личная подпись А.Л.Каменев
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, в алфавитном порядке:
Председатель комиссии личная подпись А.П.Кулаков
Члены комиссии личная подпись А.С.Петров
личная подпись О.М.Рябов
личная подпись М.В.Серова
Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией.
Подпись отделяется от текста документа интервалом 36 пунктов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пунктов. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой интервалом 18 пунктов.
3.2.12. Согласование документа свидетельствует о предварительном рассмотрении вопросов, содержащихся в проекте документа, оформляется визой на документе или грифом согласования. Согласование может быть внутренним и внешним. Внутреннее - согласование с должностными лицами внутри организации, внешнее - согласование с коллегиальными органами и другими организациями. Для внутреннего согласования используется визирование документа, включающее в себя личную подпись, инициалы и фамилию, дату; при необходимости должность визирующего. Для внешнего согласования используется гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования и располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа:
СОГЛАСОВАНО
Начальник департамента
имущественных отношений
администрации города
________________ В.В.Бирюков
(личная подпись)
10.09.2002
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Решение комиссии по ценам
Протокол от 03.03.2002 № 12
Отправляемые документы визируются на втором экземпляре, поступающие и создаваемые - на первом. Допускается оформление визы на отдельном листе.
Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа излагаются отдельно. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
личная подпись А.С.Иванов
28.10.2002
3.2.13. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
Перечень документов, на которые проставляется гербовая печать администрации города, представлен в приложении 8 к Инструкции - не приводится, перечень документов, на которых проставляются простые круглые печати - в приложении 9 (не приводится) к Инструкции.
Порядок использования и хранения печатей отражен в пункте 5.12 настоящей Инструкции.
3.2.14. Отметка о заверении копии. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия имеет юридическую силу подлинника при удостоверении заверительной надписи печатью.
Отметка о заверении копии располагается ниже подписи, печатается от границы левого поля документа и включает: заверительную надпись "верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения:
Верно
Ведущий специалист отдела протокола
управления по общим вопросам администрации города
подпись,
дата
Э.Н.Зайцева
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
3.2.15. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом размером № 10.
Отметка включает фамилию, имя, отчество (или только фамилию) исполнителя, номер его телефона:
Максимова Инна Сергеевна
28 88 14
или
Максимова
28 88 14
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.
3.2.16. Идентификатор электронной копии документа (номер файла проекта документа) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом № 8. При необходимости в идентификатор включается дата изготовления документа.
3.3. Порядок печатания проектов документов и выполнения множительных работ в администрации города.
------------------------------------------------------------------
Постановлением Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515 слова "общий отдел аппарата Главы города" заменены на слова "управление по общим вопросам администрации города", слова "сектор по оформлению актов Главы города" заменены на слова "отдел протокола управления по общим вопросам администрации города" по всему тексту в соответствующем падеже.
------------------------------------------------------------------
3.3.1. Машинописные работы в администрации города осуществляются в машинописном бюро сектора по оформлению актов Главы города общего отдела аппарата Главы города и в структурных подразделениях.
В машинописном бюро отдела протокола управления по общим вопросам администрации города печатаются проекты нормативно-правовых актов Главы города и руководителя аппарата Главы города, проекты документов, подготовленные в подразделениях, курируемых заместителем Главы города - руководителем аппарата Главы города, благодарственные письма Главы города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Остальные документы печатаются в тех структурных подразделениях, где они готовятся.
3.3.2. Для печатания проектов документов руководители структурных подразделений администрации города:
определяют должностных лиц из числа работников делопроизводственной службы и (или) других специалистов, ответственных за работу с документами, информируют о них управление по общим вопросам администрации города и сообщают об изменениях в случае их замещения,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
включают в должностные инструкции должностных лиц обязанность печатать проекты документов, предусматривают ответственность за выполнение требований по подготовке и оформлению документов (приложение 1 к Инструкции - не приводится),
принимают меры к обеспечению рабочих мест должностных лиц необходимыми средствами оргтехники.
3.3.3. Передаваемые для печатания в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города проекты документов должны быть оформлены с учетом требований настоящей Инструкции и соответствующих постановлений Главы города. Рукописи должны быть написаны четко и разборчиво. При невыполнении данных требований рукописи не принимаются.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Заявка на выполнение машинописных работ оформляется в журнале учета машинописных работ.
Документ печатается в одном экземпляре и вместе с проектом возвращается исполнителю, который обязан сверить текст с оригиналом.
Одновременно с проектом документа на бумажном носителе готовится его электронная версия в соответствующем каталоге сервера локальной сети или на дискете 3.5 дюйма в формате текстового редактора Word for Windows (приложение 10 к Инструкции - не приводится).
3.3.4. Проекты документов хранятся в базе данных управление по общим вопросам администрации города не более одного месяца после их ввода.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
3.3.5. В машинописном бюро в первую очередь печатаются проекты постановлений и распоряжений Главы города, распоряжения руководителя аппарата Главы города. Срочные документы печатаются немедленно. Остальные документы печатаются в порядке их поступления. Документы, сданные в работу после 17.30, печатаются на следующий день.
3.3.6. Специалисты, ответственные за изготовление машинописных работ, несут персональную ответственность за своевременность и правильность изготовления документа.
3.3.7. Множительные работы выполняются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города, машинописных и множительных работ управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Количество экземпляров документов определяется практической необходимостью.
Заказ на размножение документов от подразделений, не входящих в аппарат Главы города, оформляется на бланке установленной формы и подписывается начальником управления по общим вопросам администрации города. Данные о заказчике, количество экземпляров копий документа, общее количество листов копий, подпись заказчика вносятся в журнал учета множительных работ.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Документы для размножения представляются в разброшюрованном виде.
4. Особенности оформления отдельных видов документов
4.1. Оформление проектов правовых актов Главы города.
4.1.1. Общие требования к оформлению проектов актов Главы города.
Основные требования к подготовке правовых актов Главы города установлены Порядком подготовки правовых актов Главы города, утвержденным постановлением Главы города.
Проект правового акта должен отражать по возможности один вопрос (тему, проблему), быть информационно емким, лаконичным, иметь четкое изложение, исключающее возможность различного толкования; содержать ясные формулировки, безупречные в юридическом отношении; соответствовать официально-деловому стилю, правилам орфографии и пунктуации. Допускаются только общепринятые сокращения и аббревиатуры.
Образец оформления постановления Главы города представлен в приложении 11 (не приводится) к Инструкции.
4.1.2. Структура текста - последовательное расположение составных частей, раскрывающих содержание документа в соответствии с его функциональным назначением - включает в себя констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную часть. Текст правового акта имеет заголовок, который располагается в левой части первого листа перед текстом.
В распоряжении, как правило, заголовок отсутствует.
4.1.3. Преамбула содержит обоснование цели издания правового акта, должна излагаться кратко и не превышать 1/3 документа (без приложения). Преамбула должна содержать ссылки на законы и другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием реквизитов документов (дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту). При ссылке на законы указывается только их заголовок.
В случаях, когда в документах имеется прямое (конкретное) предписание выполнения определенных действий, используется формулировка "Во исполнение". При отсутствии прямого (конкретного) предписания используются формулировки "В соответствии с...", "На основании...". Например: "На основании ст. 22 Земельного кодекса Российской Федерации...", "В соответствии с Правилами содержания территории города Перми...".
Если в тексте не требуются какие-либо пояснения к издаваемому акту (как правило, в распоряжениях по личному составу), то ссылка на документы-основания оформляется словом "Основание".
Например, в распоряжении Главы города о командировке ссылка оформляется следующим образом:
Основание: справка-вызов от 31.05.2002 № 2214.
Преамбула проекта постановления заканчивается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается с новой строки без абзаца прописными буквами без разбивки.
4.1.4. Распорядительная часть правового акта при необходимости может разбиваться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую по всему тексту нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, номера подпунктов включают номера пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1, 1.2, 1.3). Перед абзацами дефисы не ставятся. Утверждаемые положения могут подразделяться на разделы, главы, пункты, подпункты.
Например: обозначение 4.3.1 соответствует разделу 4, пункту 3, подпункту 1.
Пункты распорядительной части должны начинаться либо с указания исполнителя и конкретного предписываемого действия ("Управлению по общим вопросам администрации города разработать.."), либо с указания предписываемого действия, а затем исполнителя ("Возложить подготовку плана мероприятий на координационно-аналитический отдел администрации города", "Рекомендовать главам администраций районов города привести в соответствие..."). Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с указания действия ("Утвердить...", "Установить...").
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Предписания формулируются в категоричной форме, предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме ("подготовить", "установить", "обеспечить", "обязать" и т.п.).
Не допускается использования неконкретных, расплывчатых выражений ("обратить внимание", "активизировать", "улучшить"), проверка исполнения которых затруднительна.
Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию, включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимозависимы и взаимообусловлены.
В конце каждого пункта распорядительной части проекта правового акта, предписывающего какие-либо действия, должно содержаться указание о конкретных сроках их исполнения. Сроки исполнения должны быть реальными (следует учитывать время на согласование документа, его печатание и размножение, доведение до конкретных исполнителей, опубликование), достаточными для выполнения намеченных мероприятий, соответствовать объему предполагаемых работ. При длительных сроках исполнения необходимо предусматривать сроки промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) для представления информации исполнителем (исполнителями).
В тексте правового акта должны быть указаны точные наименования организаций-исполнителей задания в соответствии с их уставными документами. Фамилии руководителей организаций указывать не следует, должностное лицо в качестве исполнителя указывается только в том случае, если выполнение возлагается на него лично.
При необходимости опубликования правового акта Главы города в тексте проекта оформляется отдельный пункт об опубликовании:
"Постановление вступает в силу с момента опубликования (или с 01.01.2003)."
или
"Постановление опубликовать в средствах массовой информации.".
Указания об отмене, признании утратившими силу, внесении изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты Главы города или их части включаются в текст проекта отдельным пунктом. Такой пункт начинается словами "Признать утратившим силу", "Отменить". Перечень утративших силу (отменяемых) актов приводится в хронологической последовательности с указанием их даты, номера и заголовка. Перечень может прилагаться к акту, в таком случае пункт о признании утратившими силу актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления (распоряжения) согласно приложению".
Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
"Пункт 3 постановления Главы города от ________ № _____ "О..." изложить в новой редакции:
"3. текст новой редакции.".
"Изложить второй абзац пункта 3 постановления Главы города от ______ № _____ "О..." в следующей редакции:
"текст новой редакции".
"Дополнить пункт 1 постановления Главы города от _____________ № _____ "О..." подпунктами 1.4 и 1.5 следующего содержания:
"1.4...;";
"1.5...;".
"Внести изменение в пункт 4 Постановления Главы города от ____________ № _____ "О...", дополнив его абзацем следующего содержания: "текст абзаца".
Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:
"Пункт 2 постановления Главы города от ________ № _____ "О..." после слов "..." дополнить словами "...".
"Внести изменение в пункт 4 постановления Главы города от ________ № _____ "О..." и вместо слов "..." читать слова "...".
"Внести изменение в постановление Главы города от ____________ № _____ "О..." и вместо слов "..." читать слова "..." по всему тексту в соответствующем падеже.".
"В пункте 4 постановления Главы города от ___________ № ______ "О..." исключить из текста слова "...".
"Дополнить пункт 1.2. приложения 1 к постановлению Главы города от ________ № ______ "О..." словами "...".
"Дополнить Положение о..., утвержденное постановлением Главы города от ________ № ______ "О..." пунктом следующего содержания:
"номер пункта и текст.".
При необходимости внесения существенных и многочисленных изменений (дополнений) в действующий правовой акт он подлежит отмене. В этом случае издается новый документ, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего с соответствующими поправками.
В последнем пункте проекта документа, содержащего поручения, указывается на кого из руководителей администрации города, в соответствии с распределением обязанностей между ними, возлагается контроль за исполнением документа в целом.
В случае неоднократного упоминания в тексте какого-либо документа при первом упоминании приводится его полное наименование с указанием в скобках сокращенного наименования с написанием с прописной буквы. Например: Инструкция, Правила, Порядок.
В случае неоднократного упоминания названий организаций и их структурных подразделений, комиссий, советов и групп, наименований должностей, использовании больших устойчивых словосочетаний при первом упоминании приводится полное наименование, далее рекомендуется употреблять сокращенный вариант наименования.
4.1.5. Оформление приложений к проектам правовых актов. Распорядительная часть проекта акта может быть сокращена за счет вынесения информации в приложение.
Приложения к проектам правовых актов, имеющие самостоятельное значение или поясняющие (дополняющие) его, оформляются в виде текстового документа, графиков, планов мероприятий, таблиц, списков, образцов документов, схем и т.д. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Правила оформления таблицы изложены в приложении 7 (не приводится) к Инструкции.
При упоминании информации, зафиксированной в приложениях, в тексте проекта акта в соответствующих пунктах приводится ссылка на них.
Приложения к правовому акту содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Например:
Приложение
к Постановлению
Главы города
от 10.08.2002 № 2598
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2" (применяется только сквозная нумерация, знак № перед цифрой не ставится). Ссылка на приложения в тексте оформляется по форме: "в соответствии с приложением 2", "согласно приложению 3".
При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое положение (состав комиссии, план мероприятия и т.д.)" на самом приложении в верхнем правом углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер (п. 3.2.6 настоящей Инструкции).
Заголовок к тексту документа-приложения печатается центрированным способом относительно границ текста.
Например:
Положение
об отделе по делам молодежи администрации города
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с прописной буквы центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Страницы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии приложений к документу-приложению на них оформляется отметка по форме:
Приложение 2
к Положению
Каждый лист приложения должен быть подписан автором проекта.
4.1.6. К проекту правового акта Главы города прилагается пояснительная записка, оформленная в виде связного текста на стандартном листе бумаги. Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа.
Например:
Пояснительная записка к проекту постановления Главы города "О...".
4.2. Оформление распоряжений заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города.
Распоряжение заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города (далее - распоряжение) - распорядительный документ, издаваемый заместителем Главы города - руководителем аппарата Главы города на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач деятельности аппарата Главы города, а также по кадровым вопросам.
Заместитель Главы города - руководитель аппарата Главы города издает распоряжения:
по административно-хозяйственной деятельности;
по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении муниципальных служащих и технических работников; о поощрении, наложении взыскания, премировании, оказании материальной помощи; установлении процентных надбавок к должностному окладу; о предоставлении отпусков; о командировках на основании соответствующих документов, заявлений работников, контрактов, графиков отпусков, докладных и объяснительных записок, представлений руководителей структурных подразделений и др.).
Проекты распоряжений готовятся по поручению руководителя аппарата или по инициативе руководителей структурных подразделений.
Распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом распоряжении. Действие распоряжения может быть отменено, приостановлено, в него могут быть внесены необходимые изменения и дополнения посредством издания отдельного распоряжения.
Порядок подготовки, оформления и согласования проектов распоряжений соответствует требованиям подготовки, оформления и согласования проектов актов Главы города.
Регистрацию, формирование в дела и оперативное хранение распоряжений осуществляет отдел протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
4.3. Оформление приказов. Приказами оформляются документы по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы структурных подразделений администрации города, имеющих статус юридического лица.
Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке подразделения с указанием всех необходимых реквизитов: наименования структурного подразделения, наименования вида документа, даты и номера документа, заголовка к тексту, подписи, визы.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах групп в течение календарного года.
Датой приказа является дата его подписания.
4.4. Регламент работы - свод правил, устанавливающий внутреннюю организацию и порядок деятельности администрации города (структурного подразделения, коллегиального органа).
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет его статус, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, порядок внесения материалов для рассмотрения и принятия решений, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент администрации города утверждается постановлением Главы города.
4.5. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решений на собраниях, совещаниях, конференциях, комиссиях и заседаниях коллегиальных органов.
Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которые возложена подготовка, как правило, за 3-5 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Запись хода заседания и подготовка текста протокола возлагается на секретаря коллегиального органа.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.
Протокол заседания может быть полным или сокращенным. Полный протокол содержит запись всех выступлений и решений заседания (приложение 12 к Инструкции - не приводится), сокращенный - только содержание вопроса, фамилии выступивших и решения (приложение 13 к Инструкции - не приводится).
Протокол оформляется на общем бланке или на стандартных листах (А4) с указанием обязательных реквизитов: название вида документа - ПРОТОКОЛ, дата и номер протокола, наименование подразделения, подписи.
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц. Если участников более 15, делается отметка - "Список прилагается".
В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения.
Основная часть повестки строится по схеме:
СЛУШАЛИ...
ВЫСТУПИЛИ...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В повестку дня не должны включаться вопросы неконкретного содержания, например, "Разное".
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Постановляющая часть решений содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания коллегии, протоколы научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов либо выписки из протоколов (приложение 14 к Инструкции - не приводится) оформляются на соответствующем бланке, заверяются печатью и рассылаются должностным лицам, подразделениям в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся у секретаря коллегиального или совещательного органа. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности в них.
4.6. Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме.
4.7. Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.
Текст положения о структурном подразделении включает обязательные разделы:
общие положения,
цели и задачи,
функции,
права и обязанности,
руководство,
ответственность,
взаимоотношения и связи.
Рекомендуемые разделы:
контроль, проверка, ревизия деятельности,
реорганизация и ликвидация.
Положение о структурном подразделении оформляется и утверждается в установленном порядке.
(п. 4.7 в ред. Постановления Администрации г. Перми от 09.07.2004 № 1974)
4.8. Договор (соглашение) фиксирует соглашение сторон об установлении или прекращении каких-либо правоотношений.
В структуре договора выделяются следующие основные части:
заголовочная часть содержит название вида документа "Договор" и может иметь заголовок - название договора (например, Договор о передаче имущества в муниципальную собственность),
место составления,
регистрационный номер,
дата,
отметка о наличии приложений (если имеются),
лист согласования,
подписи сторон,
печати.
Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора.
Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет, и на основании каких документов действуют их представители.
Статьи текста договора включают следующие разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу. В договорах о муниципальном заказе обязательно указываются способы обеспечения обязательств исполнителем.
Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи).
Подписи должностных лиц под договором заверяются печатями, воспроизводящими наименование юридических и физических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.
Количество экземпляров договора обусловливается количеством сторон, его подписавших. Все экземпляры должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.
Порядок подготовки, подписания и регистрации договоров осуществляется в соответствии с постановлением Главы города.
4.9. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьим лицом.
Доверенность оформляется на общем бланке администрации города.
Обязательные реквизиты доверенности:
наименование вида документа (Доверенность),
регистрационный номер и дата выдачи,
фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица,
перечисление предоставленных полномочий,
срок действия доверенности,
указание на право передоверия в установленном законом порядке,
подпись Главы города (в его отсутствие - исполняющего обязанности Главы города),
гербовая печать администрации города.
При указании в доверенности действий, касающихся денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем и главным бухгалтером.
4.10. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события.
Основные реквизиты: название вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, отметка о наличии приложения (если имеется), подпись председателя и членов комиссии, печать.
Текст акта делится на вводную и констатирующую части.
Вводная часть содержит основание для составления акта (ссылку на документ) и состав комиссии.
В констатирующей части излагаются задачи и сущность проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы и предложения по установленным фактам. В конце текста указывается количество экземпляров акта.
Например:
Составлен в трех экземплярах:
1-й экземпляр - направлен (наименование структурного подразделения),
2-й экземпляр - направлен (наименование структурного подразделения),
3-й экземпляр - подшит в дело № 01-12 управления контроля и взаимодействия с административными органами администрации города.
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении.
Акт утверждается руководителем и при необходимости заверяется печатью.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого события.
4.11. Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие организационные, финансовые, научно-технические, технологические, иные специальные стороны деятельности администрации города, структурных подразделений, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки, разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.
В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
Инструкция согласовывается с руководителями всех заинтересованных подразделений, заместителем Главы города, курирующим данное направление деятельности, и подлежит утверждению.
4.12. Должностная инструкция издается в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивает условия эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
общие положения,
функции,
должностные обязанности,
права,
ответственность,
взаимоотношения,
квалификационные требования.
Должностная инструкция оформляется и утверждается в установленном порядке.
(п. 4.12 в ред. Постановления Администрации г. Перми от 09.07.2004 № 1974)
4.13. Служебные письма - это обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Письма готовятся по указанию руководства, по инициативе структурных подразделений, в ответ на поступившие документы и т.д.
По назначению и содержанию письма подразделяются на инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, письма-претензии, письма-напоминания, циркулярные, сопроводительные) и ответные (информационно-разъяснительные, письма-запрещения и др.).
Письма печатаются на бланке письма и имеют реквизиты: дату, регистрационный индекс, адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, визы, отметки об исполнении, об исполнителе, о поступлении.
Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер поступившего документа.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части. В них указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно характера его исполнения или цели направления.
Письмо-подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письма, телеграммы, инструкции) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов или подтверждения телефонного разговора.
Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется учреждению или отдельному лицу.
Письмо-напоминание обычно состоит из одного предложения и начинается со слов: "Напоминаем, что...".
Письмо-извещение о чем-либо извещает или что-либо утверждает. Такие письма обычно начинаются со слов: "Сообщаем...", "Ставим Вас в известность...", "Доводим до Вашего сведения..."
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Образец формы служебного письма представлен в приложении 5 (не приводится) к Инструкции.
4.14. Телеграмма имеет следующие реквизиты: отметку о категории (срочная, вне категории, внеочередная и др.), адрес, регистрационный номер, текст, фамилию должностного лица, подписавшего текст, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от чьего имени передается текст, печать и дату.
Реквизиты печатаются прописными буквами. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами после черты, отделяющей эти реквизиты от тех, которые подлежат передаче.
Текст телеграммы пишется телеграфным стилем, в котором отсутствуют предлоги, союзы, знаки препинания. Числа и цифры рекомендуется писать словами. Текст телеграммы заверяется подписью Главы города или его заместителей.
Образец оформления телеграммы представлен в приложении 15 (не приводится) к Инструкции.
4.15. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, текст которого передается по телефону. Передает и принимает телефонограммы секретарь руководителя (или специалист, ответственный за делопроизводство).
Реквизиты: наименование организации, вид документа, дата и время передачи (приема), адресат, текст, подпись, указание должностей, фамилий и телефонов лиц, принявших и передавших телефонограмму.
Входящие телефонограммы записываются в специальном журнале.
5. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота.
Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Документы администрации делятся на группы: поступающие и создаваемые, последние в свою очередь подразделяются на внутренние и отправляемые. Каждая группа документов имеет свои особенности обработки и прохождения.
5.2. Организация доставки документов.
Доставка документов в администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, электрической, фельдъегерской и специальной связи. С помощью почтовой связи доставляются печатные издания, письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов. Экспресс-почта доставляет письма с ускоренным сроком доставки.
По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
С помощью фельдъегерской и специальной связи доставляются документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.
Прием, первоначальная обработка и распределение корреспонденции, поступившей в администрацию города, производится в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку: конверты (бандероли) с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой "лично", проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности, если известен адрес получателя. Производится предварительное рассмотрение документов с целью распределения поступившей корреспонденции на документы, требующие личного рассмотрения руководством администрации, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в администрации города распределения обязанностей между Главой города и его заместителями и с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений администрации.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Структурные подразделения администрации города осуществляют прием корреспонденции как через отдел протокола управления по общим вопросам администрации города, так и самостоятельно через специалистов, ответственных за делопроизводство.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Прием и обработка корреспонденции в администрации города происходит децентрализованно:
федеральные законы, акты органов государственной власти Российской Федерации (указы и распоряжения Президента России, постановления и распоряжения Правительства России) поступают в сектор по защите государственной тайны отдела по вопросам муниципальной службы и кадров, затем передаются в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города и далее - в правовое управление,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
законы Пермской области, постановления Законодательного Собрания Пермской области, акты губернатора Пермской области, вся служебная корреспонденция и телеграммы, адресованные руководству администрации, обрабатываются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
обращения граждан - в отделе по работе с обращениями граждан,
документы, поступившие в адрес структурных подразделений, обрабатываются в структурных подразделениях,
документы, полученные по специальной связи - в секторе по защите государственной тайны отдела по вопросам муниципальной службы и кадров,
документы, поступившие непосредственно руководителям администрации города, минуя отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города, должны быть переданы помощниками руководителей для регистрации в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Прием, обработка и распределение документов, поступивших в администрацию города, осуществляется в соответствии со схемой, приведенной в приложении 16 (не приводится) к Инструкции.
5.4. Регистрация документов, поступивших в администрацию города.
Регистрация документов - фиксация факта создания, поступления или отправки документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Для регистрации в администрации города применяется программа "Электронный документооборот" (приложение 17 к Инструкции - не приводится), которая позволяет определить последовательность операций, производимых с документом. На основе регистрации организуется поисковая система по документам.
Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 18 (не приводится) к Инструкции.
Документы в администрации города регистрируются: поступившие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация срочных документов осуществляется немедленно. При передаче документов из одного подразделения в другое, они, как правило, повторно не регистрируются.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей подразделения, может дополняться его буквенным или цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре, кодом документа по классификатору (корреспондентов, исполнителей и т.д.). Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
Например:
01-23/8-921, где 01 - индекс подразделения, 23/8 - индекс дела по номенклатуре, 921 - порядковый номер поступившего документа.
Регистрационный штамп с указанием даты регистрации и регистрационного индекса ставится в правой нижней части лицевой стороны первого листа поступившего документа.
Поступившие телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и остальные поступившие документы.
5.5. Порядок рассмотрения документов, адресованных руководству администрации города.
Подготовка к рассмотрению документов, поступивших на имя Главы города и заместителей Главы города, осуществляется их помощниками и включает:
ознакомление с содержанием документов,
подготовку и оформление проектов резолюций по исполнению документов,
передачу документов для рассмотрения руководителю администрации города.
По документам, требующим исполнения, помощники руководителей оформляют проекты резолюций на бланках установленного образца (либо накладывают проект резолюции на сам документ).
В состав резолюции входят следующие элементы:
исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение),
содержание поручения,
срок исполнения поручения,
подпись (руководитель администрации города рассматривает документ и подписывает резолюцию),
дата, проставляемая руководителем (день подписи резолюции),
регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).
Дальнейший порядок рассмотрения документов, адресованных руководству администрации города, представлен в приложении 16 (не приводится) к Инструкции.
5.6. Работа исполнителей с документами.
Руководители администрации, структурных подразделений администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документа по существу вопроса.
При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.
Исполнитель получает документы в день их регистрации либо на следующий день в соответствии с указанием руководителя. Срочные документы передаются немедленно.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта итогового документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к пересылке адресату.
Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя.
Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) в соответствии с этапами рассмотрения документа. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую либо противоречить ей.
При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем является первый руководитель, указанный в резолюции, либо назначенный вышестоящим должностным лицом. Ответственному исполнителю отправляется подлинник документа, соисполнителям - ксерокопии.
Ответственный исполнитель при необходимости запрашивает от соисполнителей соответствующую информацию и материалы, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, осуществляет контроль за своевременным представлением ему запрашиваемых материалов.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Соисполнители ответственны за представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (предложений, справок, сведений и т.д.), их полноту и достоверность. Ответственный исполнитель отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Ответственный исполнитель согласовывает с соисполнителями проект документа перед его подписанием. Соисполнители при отсутствии замечаний и (или) предложений обязаны согласовать подготовленный ответственным исполнителем проект документа, либо дорабатывают его совместно с ответственным исполнителем.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на самом документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все пометки размещаются на свободных от текста местах.
5.7. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
5.7.1. Цель контроля в администрации города - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контроль исполнения включает в себя ряд операций: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей администрации о состоянии исполнительской дисциплины.
5.7.2. Организация контроля за исполнением документов.
В администрации города контролю подлежат все служебные документы, требующие ответа или принятия решения.
Организацию контроля за исполнением правовых актов Главы города, губернатора области, поручений Главы города, высказанных в ходе аппаратных совещаний, заседаний коллегии осуществляет координационно-аналитический отдел в соответствии с порядком, установленным постановлением Главы города.
Организацию контроля за сроками рассмотрения и исполнения обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
Организацию контроля за сроками и исполнением документов в структурных подразделениях администрации города осуществляет либо специалист, ответственный за делопроизводство, либо другой специалист по поручению руководителя.
Организацию контроля за соблюдением сроков рассмотрения служебных документов осуществляет отдел протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
При постановке служебного документа на индивидуальный контроль в правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается штампом "Контроль".
Отдел протокола управления по общим вопросам администрации города еженедельно (по понедельникам) готовит перечни документов, находящихся на исполнении, поставленных на контроль Главой города и его заместителями, срок исполнения которых истекает на начавшейся неделе. Перечни направляются заместителям Главы города (через помощников), руководителям структурных подразделений. Еженедельно (по пятницам) готовится отчет о результатах контроля и состоянии исполнительской дисциплины за неделю, который доводится до Главы города и его заместителей (через помощников). Анализ состояния исполнительской дисциплины по служебным документам в администрации города готовится общим отделом ежемесячно, ежеквартально и по мере необходимости.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
5.7.3. Сроки исполнения документов:
по нормативным документам, поступившим из органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа,
по остальным поступившим - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются нормативно-правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководством администрации города. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Дата исполнения, указанная в резолюции руководителя, фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Изменение срока исполнения документов также вносится в электронную базу данных. Обо всех случаях изменения срока исполнитель (ответственный исполнитель) своевременно, через помощников руководителей администрации города информирует отдел протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Изменение срока исполнения документа производится руководителем администрации города, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных подразделением-исполнителем в мотивированной служебной записке за 2-3 дня до истечения контрольного срока.
В случае неисполнения документа по объективным причинам ответственный исполнитель направляет руководителю, рассматривавшему документ, мотивированную служебную записку о необходимости продления срока исполнения документа. Руководитель накладывает резолюцию: "Срок контроля продлить до...". Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных документов не продлеваются.
Приостанавливать сроки исполнения документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган, должностное лицо или организация-автор документа.
Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки (исчисляются в календарных днях):
с конкретной датой исполнения - в указанный срок,
без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные в срок не более 30 дней,
по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения,
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее, чем через 30 дней со дня получения,
по поручению Правительства Российской Федерации, по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней,
по запросам депутатов Пермской городской Думы - не позднее 3 дней с момента получения,
по запросам Уполномоченного по правам человека - не позднее 15
дней, протесты прокуратуры - в течение 10 дней со дня
получения, представления прокуратуры - в течение 1 месяца, считая со дня поступления представления в администрацию города,
по обращениям граждан, поступившим в администрацию города и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
5.7.4. Порядок снятия документов с контроля.
Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Если по представленным материалам руководителем даны новые указания, то на основании их осуществляется дальнейший контроль. Срок исполнения новых поручений исчисляется со дня их получения. Промежуточный ответ не является основанием для снятия документа (поручения) с контроля.
Информация об исполнении документа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) вышестоящему должностному лицу, поставившему документ на контроль, не позднее, чем за 2-3 дня до истечения установленного срока согласно схеме прохождения служебной корреспонденции, поступившей в администрацию города (приложение 16 к Инструкции - не приводится).
Решение руководителя о снятии документа (поручения) с контроля фиксируется на первом листе подлинника документа и содержит слова "С контроля снять. В дело.", или "Исполнено. В дело.", подписывается руководителем, проставляется дата.
При недокументированном решении вопроса отметка об исполнении входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется его исполнителем (ответственным исполнителем) - руководителем подразделения на первом листе документа в левом нижнем углу и содержит краткие сведения о его исполнении (например, "сообщено по телефону...", "проведено совещание...", "принято постановление..." и т.д.), далее слова "Исполнено. В дело".
Исполненный документ возвращается в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города, где в электронной регистрационно-контрольной карточке делается отметка: краткая запись о решении вопроса, дата фактического исполнения, номер документа, который фиксирует исполнение, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
5.8. Регистрация, организация обработки и передачи отправляемых документов.
Регистрация отправляемых документов, в том числе документов-ответов, осуществляется в пределах группы инициативных документов со ссылкой на входящий номер (приложение 17 к Инструкции - не приводится).
Документы, подписанные Главой города или его заместителями, регистрируются и отправляются отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются и отправляются структурными подразделениями.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
В отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города документы для отправки передаются полностью оформленными, скомплектованными со всеми приложениями, в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело, отправку по всем указанным адресам в соответствии с указателем рассылки. Один зарегистрированный экземпляр возвращается подразделению-исполнителю для контроля.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города документы отправляются в 15.00, поступившие позже этого времени отправляются на следующий день.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов аппарата Главы города для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Структурные подразделения администрации города обрабатывают конверты самостоятельно, прокатывая их через франкировальную машину отдела делопроизводства управления по общим вопросам администрации города, при условии заключения договора на возмещение почтовых затрат. Конверты в почтовые отделения доставляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Телеграммы, составляемые в администрации города, принимаются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Телеграммы за подписью Главы города и его заместителей регистрируются и отправляются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города. Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица, отправляют телеграммы самостоятельно.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется по каналам телефонной связи. Прием телефонограмм осуществляют специалисты приемных. Полученные телефонограммы записываются в журнал учета телефонограмм с обязательным указанием фамилии передавшего, доводятся до сведения руководителя и, в соответствии с резолюцией, передаются исполнителю.
5.9. Работа с документами, передаваемыми по каналам электронной и факсимильной связи.
5.9.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки и отправки информации внутри администрации и вне ее.
Работа с электронной почтой в администрации города осуществляется в соответствии с постановлением Главы города.
5.9.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов,
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Запрещается передавать текст документа с грифом "Для служебного пользования".
Подлежащий передаче документ учитывается в журнале учета факсограмм (приложение 19 к Инструкции - не приводится). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
Поступившие факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Руководители структурных подразделений при изготовлении бланков писем предусматривают в реквизите "Справочные данные об организации" номер факсимильного аппарата своего подразделения. Номер центрального факсимильного аппарата указывается на бланках писем администрации, Главы города, его заместителей.
Документы, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке. Поступившим подлинникам писем, ранее переданным по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу.
(абзац введен Постановлением Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
5.10. Учет количества документов.
Для учета объема документооборота в администрации города (подразделении) производится учет количества документов за определенный период. Учет осуществляется по регистрационно-контрольным карточкам по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой (специалистом) документационного обеспечения и представляются руководству.
За единицу учета количества документов принимается оригинал документа, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно специалистом множительного бюро (ответственным за делопроизводство) и специалистом машинописного бюро.
Учет количества документов осуществляется как в целом по администрации города, так и отдельно по структурным подразделениям.
Поступающие, внутренние и отправляемые документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме ежеквартально, до 10 числа следующего месяца, в управление по общим вопросам администрации города (приложение 20 к Инструкции - не приводится).
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
5.11. Анализ состояния исполнительской дисциплины.
Анализ сроков рассмотрения и исполнения документов проводится на основе данных регистрационно-контрольных карточек (общего отдела, координационно-аналитического отдела, отдела по работе с обращениями граждан администрации города).
Сведения доводятся до Главы города, его заместителей (через помощников), руководителей структурных подразделений администрации города.
5.12. Порядок использования, изготовления и хранения печатей и штампов.
Гербовая печать администрации города (с изображением Герба города) проставляется на документах, подписанных Главой города и его заместителями (приложение 8 к Инструкции - не приводится).
Гербовая печать Главы города проставляется в служебных удостоверениях сотрудников администрации города.
Простые круглые печати проставляются на документах, указанных в приложении 9 (не приводится) к Инструкции.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие резиновые штампы (регистрационные, штампы "Контроль", "Подлежит возврату в канцелярию администрации города").
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи при необходимости разрешается использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.
Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица, имеют гербовые печати с указанием в оттиске наименования структурного подразделения. Подразделения, не имеющие статуса юридического лица, гербовых печатей не имеют. Заказ, учет и хранение печатей подразделения осуществляют самостоятельно.
Печати и штампы аппарата Главы города, структурных подразделений администрации города, не имеющих статуса юридического лица, заказываются и подлежат обязательному учету в хозяйственном управлении аппарата Главы города, выдаются под расписку сотрудникам подразделений, ответственным за их использование.
Порядок хранения печатей в администрации города:
гербовая печать администрации города хранится в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
гербовая печать Главы города - в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров,
печать администрации города с надписью "Отдел по вопросам муниципальной службы и кадров" - в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров,
печать администрации города с надписью "Для справок № 1" - в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров,
печать администрации города с надписью "Администрация города Перми. Для справок № 2" - в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
печать администрации города с надписью "Администрация города Перми. Управление по общим вопросам" - у начальника управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
печать администрации города с надписью "Аппарат Главы города Перми. Отдел протокола" - в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
печать администрации города с надписью "Администрация города Перми. Отдел протокола" - в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.
Ответственность за соблюдение порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Контроль за правильностью использования и хранения печатей и штампов осуществляет управление по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Проверка наличия, использования и хранения печатей производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города. О проведенных проверках делаются отметки в журнале.
В случае утраты печатей и штампов незамедлительно ставится в известность управление по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
При оставлении должности сотрудник, ответственный за использование печатей штампов, сдает их руководителю подразделения.
Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в журнале по месту учета.
Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, его заместителей определяется Главой города и его заместителями.
6. Организация документов в делопроизводстве
6.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел, передачу на хранение в архив.
Все виды работ осуществляются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р51141-98, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству государственного областного учреждения "Государственный архив Пермской области" (далее ГОУ ГАПО).
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
6.2. Составление номенклатуры дел.
6.2.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях администрации города с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для:
организации формирования исполненных документов в дела,
систематизации и учета дел,
определения сроков хранения документов,
составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения,
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением, штатным расписанием, планами, отчетами, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы. В администрации города составляются номенклатуры дел подразделений (приложение 21 к Инструкции - не приводится) и на их основе - сводная номенклатура дел по установленной форме (приложение 22 к Инструкции - не приводится).
Вновь образованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
6.2.2. Номенклатура дел структурных подразделений, передающих документы на хранение в архив аппарата Главы города (приложение 23 к Инструкции - не приводится):
составляется специалистом, ответственным за делопроизводство,
согласовывается с начальником управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
подписывается руководителем и представляется в управление по общим вопросам администрации города для составления сводной номенклатуры дел.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Структурные подразделения - источники комплектования ГОУ ГАПО, согласовывают номенклатуру дел с экспертно-проверочной методической комиссией (далее ЭПМК) комитета по делам архивов Пермской области.
6.2.3. Сводная номенклатура дел администрации города составляется управлением по общим вопросам администрации города при методической помощи ГОУ ГАПО.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Сводная номенклатура дел:
согласовывается с экспертной комиссией (далее ЭК) аппарата Главы города,
согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области один раз в 5 лет,
утверждается заместителем Главы города - руководителем аппарата Главы города.
В подразделения направляются выписки из сводной номенклатуры дел (из соответствующих разделов) для использования в работе.
Сводная номенклатура дел уточняется в конце года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае коренных изменений функций и структуры подразделений сводная номенклатура дел пересоставляется и пересогласовывается.
Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах:
первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в разделе управления по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
второй - учетный документ архива,
третий направляется в ГОУ ГАПО,
четвертый - рабочий экземпляр.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Если структурное деление отсутствует, номенклатура дел строится по функциональной или отраслевой схеме - названия разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы и направления деятельности, дел с грифом "Для служебного пользования", справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела, дела ликвидированного подразделения. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
Сводная номенклатура дел имеет унифицированную форму, титульный лист печатается на общем бланке, сведения оформляются в таблице в 5-и графах (приложение 22 к Инструкции - не приводится).
6.2.4. Индекс - это цифровое обозначение подразделения администрации города и номера дела по номенклатуре, обозначенного арабскими цифрами, через дефис: 01-19.
При использовании классификатора вопросов деятельности индекс может состоять из цифрового обозначения подразделения администрации города, условного обозначения вопроса по классификатору и номера дела по номенклатуре: 02-7-12.
6.2.5. Заголовки дел должны точно и полно отражать все документированные участки работы структурного подразделения.
Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов:
организационно-правовая и нормативно-правовая (распорядительная) документация,
плановая документация,
отчетная документация,
документация по основной деятельности.
Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В заголовке дела необходимо отражать содержание и состав документов дела, поэтому не допускается неконкретная формулировка заголовка, не раскрывающего суть документа ("общая переписка", "разные материалы"), вводные слова, сложные обороты, название не вида документа, а какой-либо функции ("вопросы строительства", "финансирование").
Заголовок дела должен состоять из элементов:
название вида или разновидности документов: "Приказы по личному составу",
автор документа: "Распоряжения начальника отдела",
адресат или корреспондент: "Переписка по вопросам работы архива с Государственным архивом Пермской области",
краткое содержание документов: "Переписка по вопросам социальной защиты населения",
периоды, к которым относятся документы дела: "Квартальный отчет", "Годовой план"),
указание на копийность документов дела: "Штатные расписания. Копии".
В заголовках дел, содержащих документы переписки, указывается с кем и по какому вопросу она ведется:
с однородными корреспондентами - указывается общее видовое название "Переписка по вопросам муниципальной службы с администрациями районов города",
с разнородными корреспондентами - корреспонденты не указываются: "Переписка о строительстве объекта...",
с конкретным корреспондентом - указывается название организации: "Переписка с комитетом по архитектуре и градостроительству администрации города",
с несколькими однородными административно-территориальными единицами - указывается общее название: "Переписка с администрациями районов города",
с одной административно-территориальной единицей-указывается название организации: "Переписка с администрацией Кировского района г. Перми".
В делах, где используется термин "Документы о...", в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, но не менее 3-х видов: "Документы по подготовке семинаров (повестки дня, извещения, доклады и др.)".
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка:
"Журнал учета выдачи служебных удостоверений: 1. руководителям,
2. служащим"
Дела с документами ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого подразделения.
В номенклатуру дел подразделения - правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных подразделений.
Электронные документы, не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием сроков хранения аналогично документу на бумажном носителе с примечанием "в электронной форме".
Для информационных баз данных целесообразно иметь отдельный перечень.
6.2.6. Графа количество дел (томов, частей) заполняется по окончании календарного года, где указывается количество дел на определенном документированном участке, образовавшихся за год, данные сведения учитываются при составлении итоговой записи.
6.2.7. Срок хранения дела указывается в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Если срок хранения некоторых документов не определен в Перечне, он устанавливается ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области по представлению архива и ЭК аппарата Главы города - постоянного хранения (словом), временного (цифрой).
Могут использоваться отметки:
ДМН (до минования надобности) - документы имеют только практическое значение, срок хранения их определяется в структурном подразделении, но не может быть менее 1 года;
ЭПМК, ЭК - документы имеют научно-историческое значение и должны передаваться в архивы или храниться в подразделениях. Решения о дальнейшем хранении или уничтожении таких документов принимает ГОУ ГАПО.
Снижение сроков хранения запрещено, увеличение сроков возможно в случае, если это вызвано специфическими особенностями работы на основании решения ЭК по согласованию с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
Не допускается включать в один заголовок названия документов постоянного и временного сроков хранения, а также разных сроков временного хранения (3 года и 5 лет).
6.2.8. В примечание могут заноситься комментарии и уточняться сроки хранения:
о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, при составлении номенклатуры,
о заведении дел (указывается дата),
о переходящих делах (если дело не закончено делопроизводством в течение одного года и более, личные дела),
о выделении к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел,
о передаче дел в другое подразделение для продолжения,
о месте хранения - если дело имеет длительный справочный характер (хранится в структурном подразделении),
об изменении сроков хранения (при условии завершения проверки),
об исчислении срока с определенного момента (после замены новыми),
об изменении формы документа (в электронной форме).
При возникновении в течение года в подразделениях новых документированных участков работы они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании календарного года ответственным за ведение делопроизводства в подразделении в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (при этом используются данные граф 3 и 4 приложения 22 к Инструкции - не приводится) и передается в архив.
Ответственный за архив составляет общую итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает сведения в ГОУ ГАПО.
6.3. Формирование и оформление дел.
6.3.1. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется по месту их образования специалистами подразделений. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется управлением по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
При формировании дел необходимо соблюдать основные правила и помещать в дело:
документы в соответствии с заголовком дела,
только исполненные документы,
документы одного календарного года (за исключением переходящих дел),
раздельно документы разных сроков хранения,
документ-ответ за документом-запросом.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, дубликаты, черновики, конверты.
Дело не должно превышать объем 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. При наличии нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
Необходимо учитывать особенности формирования в дела документов отдельных категорий:
нормативно-правовые акты формируются в одно дело вместе с листом согласования, пояснительной запиской, листом разногласий или листом замечаний (при наличии),
распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями,
проекты нормативно-правовых актов и распорядительных документов формируются по месту их подготовки и группируются в дела с основополагающими документами (допускается в копиях),
обращения граждан формируются отдельно от служебных документов,
документы ограниченного доступа формируются в отдельное дело,
документы коллегиальных органов (коллегии, совета, комиссии) группируются в два дела: протоколы или решения, документы к заседаниям,
протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам,
положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями и группируются вместе с распорядительными документами; если утверждены как самостоятельные документы с грифом "Утверждаю", то группируются в отдельные дела,
распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу,
распоряжения (приказы) по личному составу группируются в отдельные дела с учетом сроков хранения - 75 лет (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, инвалидом) и 5 лет (о предоставлении отпусков, командировках, материальной помощи, наложении взыскания, замещении, по административно-хозяйственной деятельности),
документы в личных делах располагаются по мере их поступления,
формирование личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Законом Пермской области,
лицевые счета служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в порядке табельных номеров, фамилий по алфавиту или по принципу структурного деления подразделений.
6.3.2. Оформление обложки дела или титульного листа.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Полное оформление предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивку (переплет), нумерацию листов, составление заверительной надписи, внутренней описи (при необходимости).
Обложка дела в текущем делопроизводстве оформляется по установленной форме с указанием реквизитов и сведений (приложение 24 к Инструкции - не приводится):
полное название подразделения,
индекс дела - переносится из номенклатуры дел,
заголовок дела (при необходимости с подзаголовком) - переносится из номенклатуры дел,
срок хранения - переносится из номенклатуры дел.
По окончании делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся изменения и дополнения: уточняются заголовки, крайние даты, номера документов в деле и дополняются в обложки (приложение 25 к Инструкции - не приводится):
коды по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО),
номера документов в деле,
номер тома или части указывается в случае, если за год образуется более одного тома (части),
дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела с обозначением месяца (словом) и года или числа, месяца (словом), года в соответствии с самым ранним и самым поздним документом дела,
количество листов - переносится с листа-заверителя,
архивный шифр проставляется в архиве аппарата Главы города после утверждения годовых разделов описей ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области,
в верхней части обложки предусматривается место для проставления штампа ГОУ ГАПО при приеме дела на государственное хранение.
6.3.3. Нумерация листов в деле.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются сквозной нумерацией, листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы нумеруются простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.
6.3.4. Составление листа-заверителя (приложение 26 к Инструкции - не приводится).
В лист-заверитель дела заносится заверительная надпись с указанием количества пронумерованных листов в деле цифрами и прописью и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). В случае обнаружения ошибок в нумерации (пропущен номер) - допускается отметка о пропущенном номере, не пронумерован лист - допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б), продублирован номер - допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.
В листе-заверителе отмечаются особенности физического состояния и формирования дела с указанием номеров листов с фотографиями, чертежами, рисунками, наличие копии вместо подлинника и т.д.
Лист-заверитель подшивается в конце дела.
6.3.5. Составление внутренней описи (при необходимости) (приложение 27 к Инструкции - не приводится).
Для учета документов определенных категорий, в связи со спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, контрольные дела, приказы и документы, отнесенные к категории ограниченного доступа) составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и подшивается в начале дела.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается количество включенных в нее документов.
6.3.6. Подшивка или переплет дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона прочными х/б нитками или переплетаются типографским способом с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления удаляются.
6.3.7. Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет включительно срока хранения, в этом случае на обложках оформляются реквизиты для использования в текущем делопроизводстве (приложение 24 к Инструкции - не приводится). Допускается хранение документов в скоросшивателях, в этом случае листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
6.4. Организация оперативного хранения документов.
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях в течение двух лет (до завершения текущего делопроизводства) для практического использования. Руководители и сотрудники структурного подразделения несут персональную ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.
Документы временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.
Дела хранятся в рабочих комнатах в запираемых шкафах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу, что обеспечивает их полную сохранность и предохраняет от пыли и воздействия солнечного света. Документы располагаются по годам в порядке номеров по номенклатуре дел, на корешках дел указываются индексы в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Хранение дел в столах у специалистов не допускается.
Выдача дел во временное пользование другим подразделениям администрации города производится с разрешения руководителя на срок не более одного месяца под расписку. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя подразделения администрации города с оформлением акта о выдаче во временное пользование (приложение 28 к Инструкции - не приводится). На выданное дело составляется карта-заместитель (приложение 29 к Инструкции - не приводится).
Изъятие документа из дела постоянного хранения допускается в исключительных случаях (налоговым органам, органам дознания, предварительного следствия, прокуратуре) на основании постановлений налоговых органов и органов юстиции и производится с разрешения руководителя подразделения администрации города с оформлением акта об изъятии подлинника с указанием причин выдачи.
Изъятие документа производится в присутствии должностных лиц, оформляется копия документа, заверенная в установленном порядке, протокол об изъятии подлинника. В деле остается заверенная копия и акт.
7. Порядок передачи документов на хранение в архив
7.1. Документы, образующиеся в деятельности подразделений администрации города, являются государственной собственностью и составляют часть архивного фонда Пермской области. В соответствии с Положением об архивном фонде Российской Федерации и Законом Пермской области "Об архивах и архивном фонде Пермской области" документы после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на государственное хранение в государственное областное учреждение государственный архив Пермской области в порядке, установленном Федеральной архивной службой Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает в себя комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению годовых разделов описей на дела постоянного хранения и на дела временного (свыше 10 лет) хранения, составлению актов о выделении к уничтожению документов дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
7.2. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
7.2.1. Экспертиза ценности документов проводится:
в структурном подразделении - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел, при отборе дел на хранение в архив,
в архиве - при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создаются постоянно действующие ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством руководителя подразделения. Основанием для создания комиссии является распоряжение (приказ) руководителя. Внесение изменений в состав комиссии осуществляется распоряжением (приказом) руководителя.
Функции и права ЭК, организация работы определяются положением об ЭК, которое утверждается руководителем после согласования с ГОУ ГАПО. В целях достижения методического единства положение об ЭК разрабатывается на основе типового или примерного положения о постоянно действующей ЭК.
ЭК является совещательным органом, решения вступают в силу после утверждения их руководителем. ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем. Заседания комиссии протоколируются. Документирование деятельности ЭК и формирование дел, образовавшихся в ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив,
отбор документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения и дел с отметкой ДМН, подлежащих хранению в структурных подразделениях по месту формирования,
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов проводится на основе номенклатуры дел на соответствующий год и Перечня документов с указанием сроков хранения. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел с последующим изъятием черновиков, дубликатов, документов временного срока хранения.
Дела временного хранения с отметкой ЭК или ЭПМК также просматриваются полистно с целью выделения документов постоянного хранения.
Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании заголовков дел.
По результатам проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются:
годовой раздел описи дел постоянного хранения - опись № 1 (приложение 30 к Инструкции - не приводится),
годовой раздел описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу - опись № 2 (приложение 31 к Инструкции - не приводится),
акт о выделении к уничтожению документов, срок которых истек (приложение 32 к Инструкции - не приводится).
7.2.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий перечень дел, предназначенный для их учета.
Годовой раздел описи (далее опись) составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Описи составляются специалистом подразделения и представляются в архив после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются по установленной форме (приложения 30, 31 к Инструкции - не приводятся) в соответствии с нормативными требованиями:
каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером,
нумерация дел в описи сквозная,
заголовки дел вносятся в точном соответствии с номенклатурой дел и с заголовком на обложке дела,
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела (тома), а все остальные обозначаются словами "то же" (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью в первой строке),
графы "индекс дела", "дата дела", "количество листов", "сроки хранения" (для описи дел временного хранения и дел по личному составу) заполняются в соответствии с данными на обложке дела,
графа "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии или отсутствии дел, о местонахождении дел, о наличии копий и т.д.
Систематизация дел в описи соответствует систематизации в номенклатуре дел структурного подразделения.
В конце описи составляется итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел, номеров первого и последнего дела.
Опись составляется в двух экземплярах: один передается в архив при передаче дел на хранение, второй остается в структурном подразделении.
Годовой раздел описи дел подразделения, передающего документы в архив аппарата Главы города, согласовывается с начальником управления по общим вопросам администрации города и утверждается заместителем Главы города - руководителем аппарата Главы города.
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
Описи дел, подготовленные в подразделениях, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел администрации города.
В сводную опись заголовки дел включаются по разделам в соответствии с индексами структурных подразделений.
Порядок заполнения граф сводной описи дел аналогичен заполнению описи дел структурного подразделения. Графа "Номер дела" продолжает нумерацию сводной описи дел за предыдущий год.
Сводная опись составляется в четырех экземплярах: первый экземпляр является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел - в раздел управление по общим вопросам администрации города,
(в ред. Постановления Администрации г. Перми от 24.05.2004 № 1515)
второй - учетный документ архива,
третий направляется в ГОУ ГАПО,
четвертый - рабочий экземпляр.
Сводная опись дел постоянного хранения согласовывается с ЭК аппарата Главы города и утверждается на ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области, а описи дел по личному составу согласовываются и утверждаются заместителем Главы города - руководителем аппарата Главы города.
К первому годовому разделу сводной описи составляется историческая справка, в которой отражаются в хронологической последовательности сведения:
о создании, преобразовании, ликвидации подразделения,
крайние даты деятельности,
направления деятельности,
о структуре и ее изменениях,
о составе, объеме, состоянии документов, подлежащих передаче на государственное хранение.
Порядок составления годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, аналогичен порядку составления сводной описи дел постоянного хранения с дополнением графы "срок хранения". Дела по личному составу располагаются в последовательности: распоряжения (приказы) по личному составу, журналы учета личного состава, личные дела уволенных, личные карточки уволенных, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, невостребованные трудовые книжки (дипломы, свидетельства), акты о несчастных случаях.
7.2.3. Отбор документов к уничтожению производится после составления годовых разделов описей дел за этот же период.
Документы по истечении срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Для составления акта используется номенклатура дел на соответствующий период и Перечень типовых управленческих документов. В акт включаются дела с истекшим сроком хранения к 1 января года, в котором составлен акт.
Акт согласовывается с архивом и утверждается руководителем подразделения (приложение 30 к Инструкции - не приводится).
Сводный акт составляется по установленной форме (приложение 33 к Инструкции - не приводится).
Сводный акт о выделении документов к уничтожению вместе с годовыми разделами сводных описей представляется к рассмотрению на заседании ЭК, согласовывается с ГОУ ГАПО, утверждается руководителем, после чего документы могут быть уничтожены.
Включенные в акт документы уничтожаются централизованно, в акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается.
Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения непосредственно в структурных подразделениях.
Документы с грифом "ДСП" уничтожаются в соответствии со специальными инструкциями.
7.3. Подготовка и передача документов в архив.
7.3.1. В архив передаются на хранение дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела передаются после оперативного хранения. Передача дел производится по соответствующим годовым разделам описей.
В период подготовки дел к хранению проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в описи, количеству дел в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки должны быть устранены.
Передача дел в архив осуществляется по графику.
Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника, ответственного за работу с документами в подразделении. В описи (в обоих экземплярах) делается отметка о наличии дела, в конце указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи.
В случае отсутствия дел или обнаружения утраты дел принимаются меры к их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем подразделения и передается вместе с описью дел в архив. Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.
7.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются. В исключительных случаях они могут передаваться в архив по решению руководителя подразделения. Передача таких документов осуществляется по номенклатуре дел подразделения.
7.3.3. Дела ликвидированного или реорганизованного подразделения передаются в архив независимо от сроков хранения. Передача таких дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в установленном порядке.
При ликвидации или реорганизации администрации города вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу решаются с ГОУ ГАПО.
7.4. Организация работы архива.
7.4.1. Задачи и функции архива определяются в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, на основании Положения об архиве (разрабатывается на основе типового или примерного положения о ведомственном архиве), утвержденного руководителем после согласования с ГОУ ГАПО. Руководитель назначает специалиста, ответственного за ведение архива. Руководитель принимает меры по обеспечению рабочего места специалиста и по созданию условий сохранности документов архива.
Для обеспечения сохранности документов архива проводится комплекс работ:
создание оптимальных условий хранения документов,
размещение документов,
соблюдение порядка выдачи дел,
учет документов.
7.4.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
предоставлением отдельного помещения - архивохранилища, которое должно быть оборудовано и приспособлено для хранения документов в соответствии с нормативными требованиями Федеральной архивной службы Российской Федерации и Основными правилами работы ведомственных архивов,
оборудованием архивохранилища средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
применением оборудования для хранения документов - стеллажей, сейфов, коробок,
созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении хранилища,
проведением санитарно-гигиенических мероприятий.
7.4.3. Размещение дел в архивохранилище обеспечивает создание оптимальных условий хранения архивных документов, ежегодное движение дел, оперативный поиск и использование документов.
Дела размещаются в соответствии с требованиями:
документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения,
документы ликвидированных подразделений хранятся отдельно,
документы с грифом "ДСП", "Секретно" хранятся в отдельном помещении,
документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках или в связках,
к коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки с указанием номера описи, номеров дел, крайние даты, название структурного подразделения,
коробки (связки) устанавливаются на стеллажах в вертикальном или горизонтальном положении.
Не допускается хранить документы на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не приспособленных для хранения дел местах.
7.4.4. Дела из архива могут выдаваться:
с целью исполнения копий документов, архивных выписок из документов,
во временное пользование,
для изъятия подлинных документов судебным и следственным органам,
для наведения архивных справок (о зарплате, о стаже, о награждении и т.д.),
для исследований,
для проведения реставрационных работ, переплета, обработки (дезинфекция, дезинсекция).
При выдаче дел необходимо соблюдать нормативные требования:
для работы с документами сторонним организациям или исследователям дела выдаются на основании письма,
во временное пользование дела выдаются для работников структурных подразделений на срок до 10 дней на основании письменной заявки, для работников сторонних организаций до 3 месяцев на основании письма и акта о выдаче дел (приложение 28 к Инструкции - не приводится),
направление дел на реставрацию, в переплет оформляется заказом по форме акта о выдаче дел во временное пользование (приложение 28 к Инструкции - не приводится),
на место выданного дела подкладывается отдельно для каждого дела карта-заместитель (приложение 29 к Инструкции - не приводится),
при возвращении дел проверяется их состояние после использования - наличие каждого дела, физическое состояние, нумерация листов и состояние каждого документа,
ведется учет выданных из архива дел в книге учета под роспись.
7.4.5. При учете документов в архиве проводится проверка наличия и состояния дел архива с целью установления фактического наличия дел в соответствии с описями и выявления дел, требующих обработки и реставрации.
Плановая проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже одного раза в 5 лет, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу не реже одного раза в 10 лет.
Единовременная проверка наличия и состояния дел архива проводится:
после перемещения дел в другое помещение,
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел,
при смене специалиста, ответственного за ведение архива.
Имеющиеся в наличии дела проверяются по описям; дела, выданные для работы или во временное пользование, проверяются по книге учета выданных дел.
Проверка наличия и состояния дел архива проводится в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.
Итоги проверки оформляются актом (приложение 34 к Инструкции - не приводится). При необходимости изменения и дополнения, выявленные в результате проверки, вносятся в учетные документы архива.
Учет документов архива ведется по учетным документам:
книга учета поступления и выбытия документов,
сводная номенклатура дел,
описи дел постоянного хранения,
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу,
дело фонда (историческая справка, лист фонда, карточка фонда, паспорт архива, акты проверок наличия и состояния дел, акты приема-передачи, акты выделения документов к уничтожению, акты об утратах и повреждениях документов). Учетные документы архива являются документами постоянного срока хранения и включаются в номенклатуру дел - в разделе службы делопроизводства.
По истечении предельных сроков хранения в архиве (5 лет) документы постоянного хранения подлежат передаче в ГОУ ГАПО в установленном порядке.
Прием дел на государственное хранение проводится поединично по описям дел с оформлением акта приема-передачи.
Приложение № 3
к Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
(в ред. Постановления Администрации г. Перми
от 06.04.2006 № 505)
1. Бланки администрации города (формат А4):
1.1. бланк постановления администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте;
1.2. общий бланк с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте;
1.3. бланк письма с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте:
1.3.1. продольный;
1.3.2. угловой;
1.4. бланк письма с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:
1.4.1. продольный;
1.4.2. угловой.
2. Бланки главы администрации города:
2.1. бланк распоряжения главы администрации города с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте;
2.2. бланк письма с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4, А5):
2.2.1. продольный;
2.2.2. угловой.
3. Бланки заместителей главы администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4, А5):
3.1. продольный;
3.2. угловой.
4. Бланки заместителя главы администрации города - руководителя аппарата главы администрации города:
4.1. бланк распоряжения заместителя главы администрации города - руководителя аппарата главы администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4);
4.2. бланк письма заместителя главы администрации города - руководителя аппарата главы администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (формат А4, А5):
4.2.1. продольный;
4.2.2. угловой.
5. Бланки структурных подразделений администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:
5.1. общий бланк подразделения администрации города;
5.2. бланк письма подразделения:
5.2.1. продольный;
5.2.2. угловой;
5.3. бланк приказа.
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
