|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации г. Перми от 14.08.2000 № 342
"О РАЗВИТИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ"
(вместе с "ВРЕМЕННЫМ ПОЛОЖЕНИЕМ О ПОРЯДКЕ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА", "ПОРЯДКОМ ЭКСПЛУАТАЦИИ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ В ЛОКАЛЬНОЙ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ СЕТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 августа 2000 г. № 342
О РАЗВИТИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ
В целях оптимизации документооборота на основе использования современных средств вычислительной техники и информационных технологий и проведения единой политики информатизации в структурных подразделениях администрации города постановляю:
1. Утвердить Временное положение о порядке применения электронного документооборота в делопроизводстве администрации города и Порядок эксплуатации средств электронно - вычислительной техники в локальной вычислительной сети администрации города (приложения 1, 2).
2. Главам районных администраций, руководителям управлений, комитетов, отделов:
2.1. для внедрения электронного документооборота:
2.1.1. привести в соответствие с настоящим постановлением документы, регламентирующие организацию делопроизводства, до 01.09.2000;
2.1.2. назначить ответственных за работу электронной почты и направить копии распоряжений и приказов в общий отдел аппарата Главы города, разработать и утвердить инструкции операторам электронной почты до 01.09.2000;
2.1.3. представить в общий отдел аппарата Главы города перечень документов, отправляемых электронной почтой, до 01.09.2000;
2.2. довести до пользователей порядок эксплуатации средств электронно - вычислительной техники до 01.09.2000.
3. Управлениям финансовому, внешнего благоустройства, капитального строительства, регулирования земельных отношений администрации города, комитетам по архитектуре и градостроительству, труду и социальной защите населения, по образованию и науке, по культуре и искусству администрации города заключить договоры с хозяйственным управлением аппарата Главы города на подключение к защищенной сети администрации города до 01.09.2000.
4. Начальнику управления здравоохранения администрации города Зубареву А.Ю. осуществить подключение к локальной сети администрации города до 01.09.2000.
5. Руководителям структурных подразделений администрации города разместить на сервере администрации города информацию для стандартизации и унификации документов и обеспечения специалистов администрации города достоверной и актуальной информацией согласно приложению 3.
6. Начальнику общего отдела аппарата Главы города Решетниковой С.П.:
6.1. обеспечить эксплуатацию системы электронной почты и внедрение на ее основе технологии безбумажного документооборота;
6.2. обеспечить наличие адресов электронной почты и WEB - страницы администрации города Перми в Интернете в качестве обязательных реквизитов на официальных бланках администрации города до 01.09.2000.
7. Начальнику отдела связи и информатики администрации города Путиевскому Б.Г.:
7.1. присвоить адреса электронной почты структурным подразделениям администрации города до 01.10.2000;
7.2. заключить договор с Центром правительственной связи в Пермской области по обслуживанию сети, предусматривающий защиту информации, передаваемой электронной почтой до 01.09.2000;
7.3. разработать перспективный план развития корпоративной и локальных сетей структурных подразделений администрации города и представить смету расходов на эти цели до 01.09.2000.
8. Начальнику финансового управления администрации города Соларевой И.Н. предусмотреть расходы на финансирование системы электронного документооборота в проекте бюджета на 2001 год.
9. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителей Главы города Жданова О.М., Шеина В.В.
Глава города Перми
Ю.П.ТРУТНЕВ
Приложение 1
к постановлению
Главы города
от 14.08.2000 № 342
ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение определяет порядок обработки, передачи и приема электронной информации, являющейся собственностью администрации города и ее структурных подразделений или находящейся в их ведении, в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".
1.2. Перечень конфиденциальной информации, подлежащей обязательной защите, определен указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188. Защите подлежит документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб администрации города Перми или пользователям. Без защиты может передаваться любая другая электронная информация по усмотрению руководителя, ее подписавшего.
1.3. Положение распространяется на все структурные подразделения администрации города, муниципальные предприятия и учреждения.
1.4. Электронная информация передается по корпоративной компьютерной сети администрации города, которая состоит из локальных сетей, включенных через коммутационное оборудование Центра правительственной связи в Пермской области (ЦПС) в единые сети с выходом в Интернет.
1.5. Безопасность корпоративной компьютерной сети обеспечивается использованием специальных каналов связи и средств защиты информации.
1.6. Подготовка документов и другой информации для отправки электронной почты должна проводиться в текстовом редакторе Microsoft Word v.8 или в электронных таблицах Microsoft Excel v.8 (из состава Microsoft Office 97). При использовании других средств подготовки документов отправитель должен убедиться в возможности принимающей стороны прочитать данное сообщение, а в сопроводительном письме должен быть указан формат переданного вложения.
1.7. Электронные копии, переданные с помощью электронной почты (ЭП), официальных сообщений, запросов, документов должны иметь оригинал на бумажном носителе, подписанный должностным лицом, соответствовать всем требованиям, предусмотренным инструкциями по организации делопроизводства.
1.8. Электронные копии документов справочно - информационного характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении ЭП могут не иметь бумажной копии, но должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
1.9. Прием электронной почты следует производить не реже трех раз в течение рабочего дня, время обязательного приема с 9.00 до 10.00, с 15.00 до 16.00, в 18.00.
2. Порядок обработки, передачи и приема электронной
информации
2.1. Электронная информация, не требующая специальной защиты, может передаваться и приниматься всеми абонентами с соответствующим аппаратным и программным обеспечением, включенными в корпоративную сеть администрации города и имеющими электронные адреса.
2.2. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями инструкции по организации делопроизводства и дополнительно ниже фамилии адресата указывает его электронный адрес.
2.3. Подписанный должностным лицом документ отправитель в установленном порядке регистрирует в канцелярии и вместе с электронной копией на дискете передает оператору электронной почты, под роспись в журнале регистрации.
2.4. Оператор электронной почты:
- сверяет соответствие оригинала документа с электронной копией, вводит на электронную копию номер и дату регистрации в канцелярии, ниже подписи должностного лица вводит текст "Копия верна" и указывает свою фамилию;
- регистрирует документ в журнале регистрации электронной почты (приложение 1 к Временному положению), на оригинал документа проставляет штамп (приложение 2 к Временному положению) и указывает исходящий номер по журналу регистрации, время и дату отправления;
- запускает программу отправки электронной информации адресату, указывает дату и время отправки в журнале регистрации ЭП;
- после отправки электронной копии, оригинал документа под роспись в журнале регистрации передает в канцелярию для дальнейшей обработки, а электронная копия на дискете возвращается отправителю;
- при наличии на документе грифа "Срочно" электронную информацию после соответствующей регистрации передает немедленно, о чем по телефону извещает адресата;
- после получения уведомления о получении и распечатывания документа (информации) делает соответствующую запись в журнале регистрации ЭП;
- переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, передавшего информацию.
2.5. При отправлении файлов информации с сопроводительным письмом письмо регистрируется в вышеуказанном порядке и вместе с файловой информацией передается адресату.
2.6. При получении электронной почты оператор:
- электронную копию в 1 экз. распечатывает на бумагу и регистрирует в журнале регистрации ЭП, ставит и заполняет штамп (приложение 2);
- передает под роспись в журнале регистрации ЭП бумажную копию документа в канцелярию для регистрации и дальнейшей обработки в соответствии с инструкцией по делопроизводству;
- передает по компьютерной сети уведомление отправителю о получении документа, в котором указывается дата, их номер регистрации и фамилия оператора;
- при наличии в документе грифа "Срочно" оповещает по телефону получателя документа;
- в случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя;
- после распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера не сохраняется.
Приложение 1
к Временному положению
Журнал регистрации электронной почты
__________________________________________________________________
Исх. Откуда Дата Гриф Ф.И.О. Дата, Файлы Дата, Дата,
вх. посту- регис- срочно опера- время прило- подпись время,
№ пило трации тора приема, жений, за полу- Ф.И.О.
_______ № кан- переда- назва- чение под-
Куда целярии чи, под- ние, докумен- твер-
направ- пись размер тов и див-
лено файлов шего
полу-
чения
__________________________________________________________________
1 2 3 4 5 6 7 8 9
__________________________________________________________________
Приложение 2
к Временному положению
Образцы штампов
для регистрации входящих и исходящих документов
электронной почты
___________________________________________
Сеть электронной почты
администрации города Перми
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Исх. № ______ _______ ________________
время дата отправления
Подпись отправившего _______________
___________________________________________
___________________________________________
Сеть электронной почты
администрации города Перми
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Вх. № _______ _______ __________________
время дата отправления
Подпись принявшего __________________
___________________________________________
Приложение 2
к постановлению
Главы города
от 14.08.2000 № 342
ПОРЯДОК
ЭКСПЛУАТАЦИИ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННО - ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ
В ЛОКАЛЬНОЙ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ СЕТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1. Общие положения
1.1. Подключение средств электронно - вычислительной техники (далее - ЭВТ) в локальную вычислительную сеть администрации города (далее - ЛВС) осуществляется только по согласованию с начальником отдела связи и информатики администрации города и начальником хозяйственного управления аппарата Главы города.
1.2. При наличии в структурном подразделении самостоятельной локальной вычислительной сети все изменения ее топологии (перемещение средств ЭВТ, подключенных в ЛВС; установка сетевого оборудования для передачи данных и программных средств межсетевого обмена) согласовываются с начальником отдела связи и информатики администрации города и начальником хозяйственного управления аппарата Главы города.
1.3. На каждом средстве ЭВТ, подключенном в ЛВС, должен быть установлен буквенно - цифровой пароль доступа в ЛВС.
1.4. Пароль доступа в сеть устанавливается специалистами компьютерной группы хозяйственного управления аппарата Главы города или администратором сети самостоятельного структурного подразделения.
1.5. Специалистам, получившим доступ в ЛВС, запрещается сообщать кому бы то ни было свой пароль, а также допускать к работе на имеющихся в структурном подразделении средствах ЭВТ посторонних лиц. При выходе из помещения специалист обязан завершить работу с сетевыми ресурсами и выйти из сети.
1.6. Пароль доступа в сеть должен изменяться не реже одного раза в квартал.
2. Доступ к информационным ресурсам
2.1. Доступ к информационным ресурсам через средства межсетевого обмена разрешается по согласованию с начальником отдела связи и информатики администрации города.
2.2. Доступ в глобальную международную сеть Интернет структурным подразделениям разрешен только со специально выделенных для этих целей средств ЭВТ. Перечень и место расположения этих средств ЭВТ определяется руководителями структурных подразделений по согласованию с начальником отдела связи и информатики администрации города.
2.3. Средства ЭВТ, обеспечивающие доступ к информационным ресурсам, должны иметь защиту от несанкционированного доступа.
2.4. Использование средств межсетевого обмена для передачи неслужебной информации запрещено.
2.5. Сотрудникам структурных подразделений запрещено:
- использовать технические средства в неслужебных целях;
- изменять конфигурацию и настройки служебных программ;
- копировать на жесткий диск какие-либо файлы без предварительной проверки дискет на отсутствие "вирусов";
- предоставлять хранимую на дискетах информацию другим подразделениям администрации без разрешения руководителя структурного подразделения;
- подключать средства ЭВТ в невыделенную электрическую сеть;
- подключать посторонние источники энергопотребления (нагревательные приборы, средства оргтехники, не отнесенные к средствам ЭВТ) в специально выделенную для средств ЭВТ электрическую сеть.
Приложение 3
к постановлению
Главы города
от 14.08.2000 № 342
РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА СЕРВЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
F:\ADMINISTRATION
--------------------------------------------------T---------------¬
¦1. Папка "Планы, протоколы": ¦ ¦
¦ - Планы работы администрации города на квартал¦Т.Н.Сайдакова ¦
¦ - Планы работы администрации города на неделю ¦Т.Н.Сайдакова ¦
¦ - Протоколы совещаний у Главы города, ¦С.П.Решетникова¦
¦ заместителей Главы города ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦2. Папка "Образцы распорядительных документов": ¦С.П.Решетникова¦
¦ - Образцы распорядительных документов по земле¦ ¦
¦ - Образцы документов по приему, передаче ¦ ¦
¦ имущества в муниципальную собственность ¦ ¦
¦ - Образцы документов о выделении средств ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦3. Папка "Бланки документов": ¦С.П.Решетникова¦
¦ - Бланки распорядительных документов ¦ ¦
¦ - Бланки должностных лиц ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦4. Папка "Документы по кадрам": ¦Н.В.Федотовских¦
¦ - Макет штатного расписания ¦Л.А.Бурылова ¦
¦ - Образцы заявлений ¦ ¦
¦ - Образцы приказов о приеме, об увольнении, ¦ ¦
¦ о предоставлении отпусков, об оказании ¦ ¦
¦ материальной помощи ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦5. Папка "Бухгалтерские документы": ¦Н.Н.Булатова ¦
¦ - Макет табеля ¦Л.А.Бурылова ¦
¦ - Образец приказа на премию ¦ ¦
¦ - Образцы трудового соглашения, трудового ¦ ¦
¦ договора, договора подряда ¦ ¦
¦ - Образцы актов выполненных работ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦6. Папка "Бюджет": ¦И.Н.Соларева ¦
¦ - Данные о поступлении средств в бюджет города¦ ¦
¦ - Данные о расходовании бюджета ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦7. Папка "Статистическая отчетность": ¦Н.А.Фадеев ¦
¦ - Данные статистической отчетности за месяц, ¦ ¦
¦ квартал, с начала года ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦8. Папка "Микрорайоны": ¦А.В.Кропачев ¦
¦ - Паспорта микрорайонов ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦9. Папка "Обращения граждан": ¦Л.И.Башкурова ¦
¦ - Образец формы отчета ¦ ¦
¦ - Анализ обращений граждан за месяц и с начала¦ ¦
¦ года ¦ ¦
L-------------------------------------------------+----------------
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
