|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации г. Перми от 14.05.2002 № 1465
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА Г. ПЕРМИ"
Официальная публикация в СМИ:
"Сборник нормативных актов городской Думы и Главы города",
май 2002 г., книга 2.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 мая 2002 г. № 1465
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА Г. ПЕРМИ
В соответствии с п.4 постановления Главы города от 01.02.2002 № 269 "О внесении изменений и дополнений в постановление Главы города от 11.05.2000 № 191 "Об утверждении Типового положения об администрации района в г. Перми" постановляю:
1. Утвердить типовое положение об общем отделе администрации района г. Перми согласно приложению.
2. Главам администраций районов города предусмотреть в структуре администрации района общие отделы, находящиеся в оперативном подчинении заместителя главы администрации района - руководителя аппарата главы администрации.
3. Привести штатные расписания и должностные инструкции работников общих отделов в соответствие с нормативными документами Главы города.
4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города Микляева В.И.
Глава города
А.Л.КАМЕНЕВ
Приложение
к постановлению
Главы города
от 14.05.2002 № 1465
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА Г. ПЕРМИ
1. Общие положения
1.1. Общий отдел (далее - отдел) является структурным подразделением администрации района г. Перми и выполняет возложенные на него задачи в соответствии с настоящим положением, подчиняется заместителю главы администрации района - руководителю аппарата.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства России, Законодательного собрания Пермской области, Уставом города Перми, постановлениями и распоряжениями Главы города, распоряжениями заместителя Главы города - руководителя аппарата Главы города, нормативно - методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления и работы архивов, Инструкцией по работе с обращениями граждан в администрациях города и районов, а также настоящим положением.
1.3. Положение об отделе утверждается главой администрации района.
1.4. Общий отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности распоряжением главы администрации района.
1.5. Структура и штаты общего отдела утверждаются в установленном порядке.
1.6. Работники отдела являются муниципальными служащими, на которых распространяется действие Закона Пермской области "О муниципальной службе" и Положения "О муниципальной службе в г. Перми", утвержденного решением Пермской городской Думы от 19.11.96 № 115 (в редакции решения Пермской городской Думы от 31.10.2000). Работники отдела назначаются и освобождаются от должности распоряжением главы администрации по представлению заместителя главы администрации района - руководителя аппарата. В целях технического обеспечения деятельности администрации района, в штатном расписании, в части, касающейся общего отдела, могут быть предусмотрены должности, не относящиеся к муниципальным.
1.7. Отдел хранит гербовую печать администрации района, имеет круглую печать с наименованием отдела, штампы для оформления регистрации входящей и исходящей корреспонденции, для отметки копий распорядительных актов главы администрации и иных документов, подлежащих удостоверению в пределах полномочий администрации района.
1.8. Материально - техническое, транспортное и хозяйственное обслуживание осуществляется также общим отделом.
2. Цели и задачи отдела
2.1. Основными целями отдела являются:
- документационное обеспечение деятельности главы администрации района и его аппарата, организация, руководство, координация, контроль и реализация работы с документами;
- регистрация всех форм обращений граждан в администрацию района, организация контроля за сроками и качеством их рассмотрения и разрешения, подготовка и обобщение информации о количестве, характере поступления обращений граждан, анализ результатов работы по их разрешению;
- обеспечение:
- работы приемной главы администрации (приемных заместителей главы),
- вопросов содержания, эксплуатации зданий администрации района, систем инженерного обеспечения, сохранности оборудования, мебели, системы противопожарной безопасности;
- организации дежурств в здании администрации в рабочее и ночное время, выходные и праздничные дни.
2.2. Исходя из цели, отдел решает следующие основные задачи:
2.2.1. обеспечение документирования организационно - распорядительной деятельности главы администрации района в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами (ГОСТ Р 6.30-97), совершенствование документационно - информационного обеспечения деятельности главы администрации района;
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
ГОСТ Р 6.30-97 не применяется в связи с изданием Постановления Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст.
------------------------------------------------------------------
2.2.2. организация ведомственного архива в соответствии с правилами работы ведомственных архивов, обеспечение подготовки к передаче на государственное хранение документов аппарата администрации района;
2.2.3. участие во внедрении единой автоматизированной технологии подготовки и учета организационно - распорядительных документов, обращений граждан;
2.2.4. обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации района, повышение квалификации и консультирование работников по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
2.2.5. обеспечение организации работы заведующего хозяйством, вахтеров, уборщиков служебных помещений и территорий, гардеробщиков, обеспечение работников структурных подразделений администрации района оборудованием, канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами и т.д. Организация противопожарной безопасности.
3. Функции
3.1. По обеспечению документирования организационно - распорядительной деятельности:
3.1.1. разрабатывает требования к подготовке и оформлению проектов документов главы администрации района, осуществляет контроль за их соблюдением;
3.1.2. осуществляет редактирование проектов документов главы администрации района, осуществляет изготовление проектов документов и подлинников документов.
3.2. По обеспечению организации работы с документами в аппарате Главы города в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97:
3.2.1. осуществляет прием, регистрацию входящей корреспонденции, направление на исполнение поступивших документов, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в администрации района в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми;
3.2.2. разрабатывает, проектирует, согласовывает с общим отделом администрации города и внедряет бланки документов, контролирует их изготовление, обеспечивает учет бланков, использование строго по назначению. Разрабатывает образцы печатей и штампов, осуществляет контроль за их применением;
3.2.3. составляет проект сводной номенклатуры дел администрации района, представляет на утверждение руководству, организует ее внедрение и обеспечивает единый порядок формирования, оформления учета дел, отбора, хранения, подготовки к сдаче в архив и использования документов и дел;
3.2.4. доводит до сведения постановления и распоряжения главы администрации района, выдает копии принятых документов заинтересованным должностным лицам учреждений, предприятий и гражданам;
3.2.5. ведет картотеки постановлений и распоряжений главы администрации района, распоряжений заместителя главы администрации района - руководителя аппарата, в том числе и в электронном варианте;
3.2.6. осуществляет прием, автоматизированную регистрацию обращений граждан и их оперативное прохождение в администрации района;
3.2.7. осуществляет контроль за своевременным возвращением в канцелярию входящих писем из структурных подразделений администрации, обеспечивает направление по назначению, отправку и доставку документов;
3.2.8. ведет справочно - информационную работу по документам в целях оперативного использования документной информации;
3.2.9. осуществляет учет объема документооборота;
3.2.10. обобщает сведения о состоянии контроля за сроками исполнения документов, направленных для исполнения главой администрации района и его заместителями;
3.2.11. обеспечивает единый порядок и контроль за работой с документами в структурных подразделениях администрации района;
3.2.12. осуществляет печатание документов, копирование, тиражирование документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
3.3. По обеспечению подготовки к передаче на государственное хранение документов главы администрации района, организации работы архива администрации района:
3.3.1. разрабатывает положение об архиве администрации района в соответствии с законодательством по архивному делу РФ и по согласованию с Государственным архивом Пермской области;
3.3.2. осуществляет контроль за формированием и правильным оформлением структурными подразделениями администрации района дел, подлежащих сдаче в государственный архив Пермской области, готовит и передает документы постоянного срока хранения в Государственный архив Пермской области в установленном порядке;
3.3.3. для организации отбора документов на хранение или выделения к уничтожению документов временного срока хранения создает экспертную комиссию, проводит консультации и оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации района в проведении экспертизы ценности документов;
3.3.4. комплектует архив документами постоянного срока хранения, документами временного срока хранения (свыше 10 лет), документами по личному составу, документами ликвидированных структурных подразделений администрации;
3.3.5. для обеспечения учета документов в администрации района разрабатывает и составляет сводную номенклатуру дел, годовые разделы описей, другие учетные документы архива, контролирует формирование и оформление дел в структурных подразделениях.
3.4. По участию в разработке и внедрении единой автоматизированной технологии подготовки организационно - распорядительных документов:
3.4.1. взаимодействует совместно с отделом связи и информатики, общим отделом аппарата Главы города по организационному и методическому обеспечению разработки и внедрению автоматизированной технологии подготовки, регистрации документов и работы с ними;
3.4.2. определяет направления автоматизации работы с документами в администрации района.
3.5. По совершенствованию документационно - информационного обеспечения:
3.5.1. разрабатывает, внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационно - информационного обеспечения деятельности организации работы с документами, в том числе с обращениями граждан в администрации района;
3.5.2. систематически проводит анализ качества составления и оформления документов структурными подразделениями администрации, прохождения документов, вносит предложения по повышению качества и улучшению работы, разрабатывает и реализует мероприятия по совершенствованию форм и методов работы;
3.5.3. систематически анализирует объем документооборота, разрабатывает предложения по его оптимизации и сокращению;
3.5.4. изучает положительный опыт работы в области документационного обеспечения управления, осуществляет его внедрение в практику работы.
3.6. По обучению ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, повышению квалификации и консультирования работников администрации района по вопросам, относящимся к компетенции отдела: организует систематическое обучение ответственных за делопроизводство в администрации района в соответствии с планами, а также индивидуально, повышение квалификации работников аппарата и структурных подразделений по вопросам документационного обеспечения, проводит инструктажи, консультирует работников по вопросам подготовки документов, организации работы с ними, использования автоматизированных технологий, оказывает необходимую методическую помощь.
3.7. По организации работы с обращениями граждан:
3.7.1. ведет прием граждан, дает необходимые разъяснения по существу поднимаемых вопросов, оказывает возможное содействие в разрешении просьб обратившихся;
3.7.2. координирует работу по проведению личного приема граждан и прямых телефонных линий руководителей администрации района с населением;
3.7.3. принимает и анализирует письменные обращения, обращения граждан по телефону;
3.7.4. осуществляет автоматизированную регистрацию всех форм обращений граждан, в том числе поступивших на встречах с населением, по письменным - оформляет дела. Направляет их на рассмотрение руководителю;
3.7.5. в соответствии с резолюциями ставит обращения на контроль, своевременно направляет исполнителям, контролирует установленные сроки и качество разрешения обращений граждан;
3.7.6. проверяет состояние дел по работе с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации района, жилищных службах, муниципальных предприятиях и учреждениях, оказывает им методическую и практическую помощь;
3.7.7. готовит отчеты о поступлении обращений граждан и результатах их рассмотрения, анализирует статистику, представляет анализ главе администрации района, готовит предложения о поощрении и наказании работников администрации района по итогам работы с обращениями граждан;
3.7.8. инициирует и готовит проведение совещаний по результатам работы с обращениями граждан;
3.7.9. выполняет работу по формированию, оформлению дел, их хранению в соответствии с нормативными документами.
3.8. По обеспечению хозяйственной деятельности администрации района:
3.8.1. организует надлежащее содержание и эксплуатацию зданий, находящихся на балансе администрации и прилегающих территорий, обеспечение их тепловой и электрической энергией, горячей и холодной водой, организует работу служб, занимающихся эксплуатацией зданий, и их материально - техническое обеспечение;
3.8.2. осуществляет функционирование и развитие систем инженерного обеспечения;
3.8.3. обеспечивает функционирование систем охранной и пожарной сигнализации, работу городской и внутренней телефонной связи, радиовещания;
3.8.4. готовит и контролирует договоры с коммунальными службами на вывоз бытового мусора, проведение дезинфекционных работ;
3.8.5. контролирует договоры со структурными подразделениями и сторонними организациями по возмещению расходов за предоставленные коммунальные услуги;
3.8.6. вносит предложения по экономии средств на содержание и эксплуатацию зданий;
3.8.7. организует мероприятия по соблюдению правил противопожарной безопасности;
3.8.8. организует работу вахтеров (диспетчеров), слесарей и электриков;
3.8.9. осуществляет учет материальных ценностей, проводит их списание;
3.8.10. ежеквартально производит сверку остатков материалов на складе с данными бухучета;
3.8.11. совместно с бухгалтерией проводит инвентаризацию материальных ценностей, находящихся в эксплуатации и на складе;
3.8.12. контролирует состояние мебели, бытовой техники, находящейся на балансе администрации района, организует своевременный ремонт;
3.8.13. вносит предложения по сокращению материальных затрат в пределах своей компетенции.
4. Права
Отдел имеет право:
4.1. Запрашивать и получать от работников структурных подразделений администрации района документы и информацию, связанные с осуществлением возложенных на отдел задач.
4.2. Контролировать в структурных подразделениях администрации, аппарате главы администрации района соблюдение установленного порядка подготовки документов, требовать от руководителей выполнение установленного порядка работы с документами, в т.ч. с обращениями граждан. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случаях нарушения установленных правил.
4.3. Проводить инструктаж работников аппарата, структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.4. Принимать участие в проведении совещаний и семинаров с работниками администрации по поручению руководителя в заседаниях и совещаниях иных органов.
4.5. Вносить предложения главе администрации района по экономии бюджетных средств на содержание и эксплуатацию зданий, требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения правил по сохранности имущества и соблюдению правил пожарной безопасности.
4.6. Вносить и согласовывать проекты постановлений и распоряжений главы администрации района, издаваемых по вопросам, входящим в компетенцию отдела, а также подписывать и визировать документы.
4.7. Определять задачи документационно - информационного обеспечения деятельности администрации района, привлекать специалистов структурных подразделений к участию в создании и внедрении автоматизированной подготовки документов и работы с ними.
5. Взаимоотношения
Отдел в процессе осуществления своих функций взаимодействует:
5.1. со структурными подразделениями администрации района по вопросам организации работы с документами, в т.ч. с обращениями граждан, контроля за сроками исполнения служебных писем, обращений граждан, подготовки документов к передаче в архив, внедрения автоматизированной технологии работы с документами,
5.2. с юристом администрации района - по вопросам, связанным с подготовкой документов по вопросам применения действующего законодательства;
5.3. со специалистом по вопросам муниципальной службы и кадров - по вопросам подбора кандидатов и формирования кадрового резерва для назначения на муниципальные должности муниципальных служащих отдела, их обучения, подготовки и переподготовки, повышения квалификации, а также обучения и повышения квалификации муниципальных служащих по вопросам делопроизводства;
5.4. с органами местного самоуправления по вопросам качества подготовки и оформления проектов документов администрации города, прохождения документов, направленных на исполнение, и контроля за сроками их исполнения.
6. Ответственность
Работники общего отдела администрации района несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, выразившееся в невыполнении функций отдела, за действия или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан в соответствии с действующим законодательством.
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
